Skip to the content

Dygtighed lønner sig

PMi's rapport "Pulse of the Profession, 2018", som er baseret på respons fra 4455 projektledere, 447 senior ledere, og 800 PMO'er slår fast, at det lønner sig at have styr på sine projekter.

Et regneeksempel

Antag at en organisation skal gennemføre 10 projekter med et budget på hver en million kroner.

Vi bruger de to nederste sæt tal fra PMI's rapport i billedet ovenfor til at beregne, hvad det koster at projekter fejler.

Lav projektmodenhed

  • 21% af projekterne forventes at fejle
  • 37% af budgettet tabes, hvis projektet fejler
  • Tab = 10 * 1.000.000 kr * 21% * 37% = 777.000 kr

Høj projektmodenhed

  • 12% af projekterne forventes at fejle
  • 27% af budgettet tabes, hvis projektet fejler
  • Tab = 10 * 1.000.000 kr * 12% * 27% = 324.000 kr

Så på et samlet projektbudget på 10 millioner taber organisationen med lav modenhed 453.000 kr mere end den med høj.

Det svarer til at spare 4,5% af det samlede projektbudget, bare ved at forbedre sig på to områder.

En høj projektmodenhed øger muligheden for bedre beslutninger og resultater.

Vi anbefaler:
  • Afklar, hvordan jeres processer fungerer i dag, og hvordan de skal fungere i fremtiden.
  • Lav en realistisk plan for, hvordan i vil nå jeres mål, som inkluderer: 
    • Kompetenceudvikling.
    • ProjectFlow eller ProjectFlow 365.

Projektmodenhed

Fordelen ved at blive bedre til noget er, at man kan gøre tingene mere effektivt.

Det handler om at udvikle kompetencer og gøre brug af værktøjer, der forøger chancen for at få succes.

Projektarbejde kan sammenlignes med holdsport. Hvis projektmodenheden skal styrkes – skal der arbejdes på den individuelle og den kollektive "spilforståelse".

Modenhedsniveau

Kendetegn

1. Bevidsthed

Processer er typisk ikke dokumenterede. Udførslen afhænger af individer og omstændigheder og er typisk subjektive og ikke gentagelige. 

2. Defineret

Ledelsens involvering er sporadisk. Nøglespillere kan vise gode resultater, men evnen er ikke bredt funderet.

3. Gentagelig

Ledelsen er involveret. Processer er dokumenterede. Der er en bredt forankret fælles måde at gøre tingene på. Der afholdes reviews.

4. Styret

Projektprocesserne er målbare og er indarbejdet i organisationens KPI’er. Ledelsen er engageret og proaktive i.f.h. til at nå mål.

5. Optimeret

Opnået viden omkring processerne benyttes systematisk til optimering. Ledelsen har fokus på at udvikle potentialet og øge effektiviteten.

Projektorganisationer med lav projektmodenheder har det svært i det daglige. De oplever, at det går galt i 20% flere af deres projekter end det gør for de bedste. Det er forskellen mellem at gennemføre 67% projekter inden for budget i stedet for 43%, og i at afslutte 64% til tiden i stedet for i 36%.

Sæt strøm til projekt-processerne

Man kommer langt med whiteboard, Post-it og Excel-ark, hvis hele projektteamet sidder i samme kontor.

Men er der mange teams og projekter, der skal koordineres, så bukker selv Excel under.

Vi anbefaler altid at etablere processer der sikrer:

  • Vedligeholdelse af et opdateret overblik over alle projekter og deres status.
  • At planer, opgaver, stamdata og dokumenter om et projekt samles et sted.

Vi har haft stor glæde af FlowITs rådgivning inden for den organisatoriske forankring af værktøj og processer.

Klaus Hyldborg Sørensen, Økonomisk analysechef, Esbjerg Kommune.

Afklar jeres behov

FlowIT faciliterer workshops der sikrer forventningsafstemning blandt organisationens interessenter.

Hvordan er situationen i dag, og hvor er det ønskværdigt at bevæge sig hen?

En workshop sikrer, at alle forstår, hvordan processerne skal fungere fremover, og hvad det vil kræve af omstilling.