Skip to the content

ProjectFlow Danmarks mest udbredte portal til projektorganisationer

Danmarks mest udbredte projektportal

ProjectFlow er Danmarks mest udbredte portal til understøttelse af hele projektorganisationen, og løsningen anvendes i dag af mere end 55.000 brugere.

ProjectFlow anvendes af danske kommuner, regioner, ministerier og mellemstore og store virksomheder, som gerne vil effektivisere og løfte sin projektgennemførsel, styrke gennemsigtigheden og samarbejdet samt forbedre den individuelle og kollektive produktivitet. 

Du får med ProjectFlow en stabil software platform, som har fungeret med SharePoint i 15 år, og som vi løbende udvikler på, så den altid er opdateret og fremtidssikker. 

Vi leverer ProjectFlow med en struktureret og velafprøvet leveranceproces, så vi systematisk får afdækket krav, sikre en god implementering og forankring.  

 

Projektstyringsværktøjet ProjectFlow er et modulbaseret tillægsprodukt til Microsoft Sharepoint.

Modulerne konfigureres og tilpasses efter behov. Nedenstående moduler er eksempler på nogle af de mest efterspurgte funktioner.  

Projektstyring

Egenskab
Basismodulet i ProjectFlow er en SharePoint baseret IT-løsning til digitalisering af samarbejdet omkring projektarbejde, der styrker organisationers evne til gennemføre projekter effektivt.

Fordel

  • Skaber en fælles og ensartet tilgang til projektarbejdet i organisationen, så det er nemt at navigere mellem forskellige projekter.
  • Gør det nemt at komme i gang med et nyt projekt.
  • Støtter projektlederen igennem organisationens projektmodel via stage-gate baseret modelværktøj.
  • Effektiviser samarbejdet omkring projektrelaterede dokumenter og billeder.
  • Opret præ-udfyldte dokumenter i PowerPoint, Word eller Excel baseret på fælles skabeloner og projektdata på sekunder.
  • Få styr på arbejdsopgaver i projektet
  • Etabler en visuel plan via Gantt-værktøjet, som er til at følge op på og præsentere for andre.
  • Få identificeret og dokumenteret projekt-risici, så planen kan holdes.
  • Styrk projektsamarbejdet og koordineringen i projektteamet via diskussionsfora, nyhedsliste og projektkalender
  • Sæt strøm til statusrapporteringen og få styregruppen informeret og involveret i projektet.
  • Dokumenter essentielle projekt-information i Metadata, så de kan genbruges i dokumentskabeloner og til fremsøgning.

Udbytte: 

  • Gennemfør projekter hurtigere og billigere.
  • Gør det nemt for medarbejderne at arbejde med projekter.
  • Etablerer en stærk kulturbærende platform i Jeres projektorganisation, som bliver en grundpille i Jeres IT-infrastruktur.

Porteføljestyring

Egenskab:
PPM-modulet bygger oven på Basis modulet og leverer funktionalitet til digitalisering af arbejdsprocesser, der styrker organisationen i udvælge og gennemføre de rigtige projekter.

Fordel:

  • Planlæg ressourcetrækket på projektniveau, så projektets træk på organisationens medarbejdere står klart.
  • Planlæg på roller og senere fysiske medarbejdere efterhånden som projektet skrider fremad.
  • Se porteføljens samlede træk på organisationens medarbejdere.
  • Vurdere porteføljens sammensætning med en ressourcemæssig vinkel.
  • Følg det faktiske ressourcetræk versus det planlagte på afdelings-, projekt- og portefølje niveau, hvis der anvendes tidsregistrering.
  • Opsæt projektbudget for medarbejderne i de enkelte afdelinger og styr efter det.
  • Ressourcedata er tilgængelige i mange rapporter og sammenhænge i ProjectFlow, så der skabes gennemsigtighed og ansvarlighed omkring hvor organisationen bruger sine timer.
  • Omregn medarbejdertimer til kroner via kompetencekategorier og få et bedre indblik i den samlede projektøkonomi.
  • Gør det muligt at sikre, at organisationen altid har de medarbejder der skal for at dække behovet.
  • Få et overblik over tilgængelige og bookede ressourcer.

Udbytte:

  • Undgå overbooking, underbooking og identificer flaskehalse, for det skaber frustration og koster penge.
  • Få motiverede og effektive medarbejdere der præcist ved på hvilke projekter de skal arbejde og hvornår.
  • Etablerer et vigtigt planlægnings- og styringsredsredskab i organisationen, så i altid har de medarbejdere der modsvarer behovet.

Økonomistyring

Egenskab:
Økonomistyringsmodulet leverer funktionalitet til digitalisering af arbejdsprocesser, der hjælper projektledelsen til at styre projektøkonomien i forhold til det budgetteret mål.

Fordel:

  • Planlæg indtægter og udgifter på projektet, så de økonomiske præmisser for projektet er gennemsigtige for alle.
  • Vurder porteføljen med en økonomisk vinkel og valider at pengene bruges eller tjenes som forventet.
  • Importer realiseret økonomi fra et eksternt økonomisystem så data er opdateret og kun vedligeholdes et sted.
  • Følg realiseret versus det planlagte på projekt- og portefølje niveau.
  • Gør det nemt for projektlederen at kontrollere projektetøkonomien.
  • Opsæt budget for de enkelte afdelingers projektøkonomi og styr efter det.
  • Økonomidata er tilgængelig i mange rapporter og sammenhænge i ProjectFlow, så der skabes gennemsigtighed og ansvarlighed.
  • Det er nemt at importere og eksportere økonomi-data.

Udbytte:

  • Skaber transparens og ansvarlighed i.f.h. til projektøkonomi.
  • Giver et solidt input til økonomistyringen i organisationen.
  • Etablerer et vigtigt ledelses-, planlægnings- og styringsredskab, så der kommer mere styr på økonomien.

Ressourcestyring

Egenskab:
Modulet udvider Projektstyrings- og Porteføljestyringsmodulet med funktionalitet til håndtering af projekternes træk på organisationens medarbejdere.

Fordel:

  • Planlæg ressourcetrækket på projektniveau, så projektets træk på organisationens medarbejdere står klart.
  • Planlæg på roller og senere fysiske medarbejdere efterhånden som projektet skrider fremad.
  • Se porteføljens samlede træk på organisationens medarbejdere.
  • Vurdere porteføljens sammensætning med en ressourcemæssig vinkel.
  • Følg det faktiske ressourcetræk versus det planlagte på afdelings-, projekt- og portefølje niveau, hvis der anvendes tidsregistrering.
  • Opsæt projektbudget for medarbejderne i de enkelte afdelinger og styr efter det.
  • Ressourcedata er tilgængelige i mange rapporter og sammenhænge i ProjectFlow, så der skabes gennemsigtighed og ansvarlighed omkring hvor organisationen bruger sine timer.
  • Omregn medarbejdertimer til kroner via kompetencekategorier og få et bedre indblik i den samlede projektøkonomi.
  • Gør det muligt at sikre, at organisationen altid har de medarbejder der skal for at dække behovet.
  • Få et overblik over tilgængelige og bookede ressourcer.

Udbytte:

  • Undgå overbooking, underbooking og identificer flaskehalse, for det skaber frustration og koster penge.
  • Få motiverede og effektive medarbejdere der præcist ved på hvilke projekter de skal arbejde og hvornår.
  • Etablerer et vigtigt planlægnings- og styringsredsredskab i organisationen, så i altid har de medarbejdere der modsvarer behovet.

Tidsregistrering 

Egenskab: 
Modulet udvider Projektstyrings og Porteføljestyringsmodulet med funktionalitet til håndtering af tidsregistrering på projekter.

Fordel

  • Gør det nemt at registrere tid på netop de elementer af projektarbejdet, som organisationen ønsker, så der skabes transparens i.f.h. til hvad der anvendes tid på.
  • Tidsregistreringsdata kan eksporteres og bruges til input til fakturering.
  • I samspil men Ressourcemodulet giver tidsregistrering mulighed for at følge det realiserede ressourcetræk versus det planlagte på afdelings-, projekt- og portefølje niveau.
  • Vurdere porteføljen ud fra det realiserede ressourcetræk.
  • Tidsregistreringsdata er tilgængelige i mange rapporter og sammenhænge i ProjectFlow, så der skabes gennemsigtighed og ansvarlighed omkring hvor organisationen bruger sine timer.
  • Synliggør om timerne bruges på de aftalte projekter og gør det muligt at spotte nødlidende.
  • Hjælper med til at identificere flaskehalse i medarbejderstaben.
  • Gør det muligt at identificere ressourcemæssigt nødlidende projekter.
  • Gør det muligt at identificere ressourcemæssigt overforbrugende projekter.

Udbytte

  • Øger sandsynligheden for at det planlagte og prioriterede projektarbejde realiseres, som aftalt.
  • Få 100% styr på opsamlingen af timer der skal udfaktureres.
  • Etablerer et vigtigt styringsredskab, så i får dokumenteret, hvor I bruger Jeres timer.

Eksternt projektarbejde

Egenskab:
En service i skyen eller hostet hos kunden, der muliggør projektsamarbejde med eksterne uden at invitere dem direkte ind i Jeres ProjectFlow løsning inden for firewallen.

Fordel:

  • Tilknyt et eller flere eksterne projektrum til et internt projekt, og knyt eksterne samarbejdspartner tættere til Jeres projekt.
  • Koordiner og planlæg opgaver med eksterne og følg op på dem fra dit interne projekt.
  • Inviter flere samarbejdspartnere ind i dit projekt uden at de kan se hinanden.
  • Minimer risikoen for dokumentdeling med eksterne foregår via e-mails, usb-nøgler eller diverse fildelingsservices.
  • Arbejd med eksterne på det samme dokument på samme tid.
  • Reducer IT-afdelingens arbejde og bekymringer ved at lade Projektlederen selv oprette og administrere de eksterne projektrum og tilknytte eksterne projektdeltagere.
  • Bevar overblikket over, hvilke dokumenter der er delt med hvem. 

Udbytte:

  • Effektiviser samarbejdet med eksterne projektdeltagere.
  • Minimer risikoen for at overtræde GDPR-lovgivningen.
  • Reducer IT-afdelings arbejdsbyrde.
  • Højn IT-sikkerheden ved ikke at invitere eksterne ind i Jeres interne systemer.

Integration

Fordel: Færdige ESDH-integrationer eller plugin at bygge videre på, integration via webservices, REST eller filer. Snitflader til integrere med en lang række af systemer, som Microsoft Office, PowerBI, økonomisystemer, sagssystemer, og meget andet. 

Udbytte: Integrere dokumentbiblioteker med ESDH-systemet, så der er styr på arkiveringen, undgå dobbelt indtastning. Bind data sammen, så de rette oplysninger kan bringes til de rette brugere automatisk.

Gantt kort

Fordel: Et drag and drop Gantt kort til organisering af dit projekt. Skab overblik og understøt planlægningen ved at visualisere arbejdet i projektet. Understøt styringen ved at arbejde med kritisk vej, fremdriftsindikation og nem replanlægning.

Udbytte: Bedre struktur med Gantt planlægningsmulighed eller overblik til din løsning. Kommunikér nemmere din plan visuelt, og foretag nem replanlægning.

Dokumentprocesser

Fordel: Dokumenthåndteringen kan systematiseres så det er nemmere for brugerne at dele, redigere, behandle og formidle de rette informationer. Byg workflows, som understøtter organisationens regler og processer

Udbytte: Bedre styring og kontrol med dokumenter, deres rettigheder og godkendelsesworkflows. Skab dynamiske dokumenter med indhold fra projektportalen, så forældet data og dobbeltindtastning udgås. 

ProjectFlow giver dig funktioner som strategianalyse, bogføring, risikohåndtering og statusrapport

ProjectFlow V12

En gang om året lancerer vi en ny og forbedret version af ProjectFlow. 

I år er ProjectFlow version 12 blevet udrullet, og har du en ældre version af projektportalen, så vil du opleve store forbedringer og helt nye funktioner, det gør rapportering og projektarbejdet bedre for projektledere og porteføljemanagere. 

Den gamle ”Strategianalyse” rapport er blevet udskiftet med en ny og bredere ”Analyse” rapport, som også er mere enkel at bruge. I denne rapport er det muligt at se på andre talserier og grupperinger end blot strategier og strategibidrag – nu kan du f.eks. sammenligne den konkrete ressourceanvendelse med organisationens overordnede strategiske prioritering.

Vi har for projektlederen introduceret en dedikeret bogføringsside, hvorpå man kan indtaste disponerede og realiserede økonomital. Siden har både værdi for løsninger med og uden integration til eksternt økonomisystem, da projektlederen kan registrere disponerede tal før de realiserede tal indrapporteres fra økonomisystemet.

Derudover har risikohåndteringen fået et stærkt løft – nu kan projektlederen selv oprette risici og lade dem indgå i en risikostyringsproces. Disse nye risikoangivelser er naturligvis integreret med de eksisterende risikoområder, som muliggør en kategorisk risikoanalyse af porteføljens projekter.

Under statusrapportering har man nu mulighed for at inkludere en opsummering af de aktiviteter (opgaver, dokumentarbejde m.v.) der har fundet sted under statusrapportens periode.

Sidst men ikke mindst har vi løftet kvaliteten og stabiliteten i mange områder af løsningen. Kort sagt vi har været grundige for at give dig det bedste projektstyring- og porteføljestyringsværktøj.

Deltag på vores årlige ProjectFlow Brugerforums og bliv inspireret af kollegaer i branchen

ProjectFlow Brugerforum

Vidensdeling og netværk for projektansvarlige

Vores seneste Brugerforum "Den effektive projektleder" foregik på Odense Teater, hvor vi sammen med vores kunder fik en god dag med relevant vidensdeling og netværk på tværs af brancher og organisationer.

FlowIT vil gerne styrke samarbejdet, netværket og jer som projektledere, så derfor arrangerer vi igen med glæde et nyt Brugerforum i starten af 2019. Her skal vi blive endnu bedre til at bruge projektværktøjet ProjectFlow og få styrket kendskabet til funktionerne.

ProjectFlow Brugerforum er for dig, som er kunde hos FlowIT, og som ønsker at høre mere om, hvordan andre virksomheder har succes med projektstyring og porteføljestyring bakket op af FlowITs løsninger.

 

Jeg vil gerne kontaktes

Giv mig gratis sparring på hvordan FlowIT kan hjælpe min forretning.