Skip to the content

ProjectFlow – 365 brugerforum og nyheder

Aalborg Universitet præsenterer ProjectFlow (tidligere præsentation).
Det var virtuelt brugerforum og ikke fysisk, men billeder af virtuelt møde er lidt kedeligt, så I får lige et billede fra fysisk møde (Aalborg Universitet fortæller om ProjectFlow for et par siden). .

Nyt i december-releasen af ProjectFlow 365

Vores udviklingschef Michael gennemgik december-releasen, hvor der bl.a. er tilføjet og forbedret følgende:

  • ’Flyt projekt’-funktion så du kan tidsforskyde dit projekt
  • Nem opbygning af afdelingshierarki
  • Masser af rapportforbedringer (tilvalgskolonner, filtre, fritekstsøgning i lister, maksimering af lister og en del filterforbedringer)
  • Ressourcestyring med godkendelsesworkflow og ny rapport
  • Tidsregistrering, favoritter, godkendelsesworkflow og påmindelser
  • Gantt-kort med kritisk sti og altid i redigeringstilstand
  • Og meget mere - se videoerne herunder

Se video med opsummering af nyhederne såsom Gantt, kraftigt løft af rapporter, ressourcestyring og afdelingshierarki.

Se video med fokus på filtre og rapporter. 

Se video med fokus på den nye ’Flyt projekt’-funktion.

Se video om tidsregistreringsforbedringer.

Kapacitetsstyring hos Danske Spil

Lotte fortalte om Kapacitetsstyring hos Danske Spil, som de har arbejdet intenst med i de sidste to år.

Danske Spil har løbende ca. 30-35 projekter og 110 it-medarbejdere – plus en del eksterne konsulenter.

Fra Excel ark …

Udfordringerne med den gamle løsning var bl.a. følgende:

  • Styring via Excel-ark
  • Mange manuelle processer mellem forskellige regneark og queries
  • Personafhængig proces

I den gamle Excel-løsning har vi en række manuelle processer, når vi skal opdatere, hvilket gjorde det tungt, fortalte Lotte.

... til overblik over kapacitet og portefølje i ProjectFlow 365

Danske Spil styrer efter, hvor meget af kapaciteten der går til henholdsvis drift, BAU (projektlignende opgaver) og projekter, så der skabes indblik i, hvordan kapaciteten i it-afdelingen udnyttes.

Lotte viste en række grafer fra Power BI, som hjælper med at skabe overblik. Ved hjælp af kapacitetsstyringen i ProjectFlow får vi skabt et overblik til ledelsen over, hvor mange projekter vi kan køre ad gangen. Og hvornår. Derved får vi prioriteret vores portefølje og bl.a. skabt indsigt i, hvor mange konsulenter vi skal bruge.

Lotte påpegede vigtigheden af, at systemet ikke står alene. Det er vigtigt, at ressourceallokeringerne afstemmes med ressourceejerne, så de er enige i allokeringerne. Derfor er der indbygget et godkendelsesworkflow i kapacitetsstyringen i ProjectFlow.

Samtidig er det ok, at nogle afdelinger er lidt røde, hvis der er tale om marginale overskridelser. Det afgørende er, at der ikke er væsentlige overallokeringer.

Danske Spil simulerer belastningen ved hjælp af ”pipeline”-projekter. Hvis vi medtager projekt x i porteføljen, hvordan påvirker det så kapaciteten?

Til at følge op på de planlagte timer anvender Danske Spil tidsregistreringen i ProjectFlow, som automatisk indlæses i økonomisystemet af hensyn til intern fakturering.

ProjectFlow bidrager bl.a. med:

  • Kapacitetsstyring
  • Tidsregistrering
  • Godkendelsesproces
  • Gennemsigtighed i data
  • Automatiseret proces
  • Mulighed for bedre planlægning via styring af pipeline
  • Rapportering via Power BI

Den agile verden og kapacitetsstyring

Et vigtigt kommende indsatsområde for Danske Spil kunne være koblingen til Jira, som anvendes i de agile software-udviklingsteams.

En vigtig funktion for Danske Spil er, at man ikke behøver at allokere på navngivne medarbejdere, men at der kan allokeres på et udviklingsteam, som arbejder agilt. Så kan det agile team selv finde ud af, hvem der skal løse opgaverne.

John fra Danske Commodities fortalte om, hvordan de indlæser issues fra Jira i ProjectFlow, men at issues ikke altid indeholdt estimater, og derfor kan de ikke danne grundlag for ressourceallokeringen i ProjectFlow. Der skal allokeres flere timer til projektet, end estimaterne summerer op til.

Det kunne måske være et emne, som flere kunne tænke sig at drøfte på et fremtidigt brugerforum.

Om forfatteren

Marketingassistent.

Få mere viden - vælg din egen demo

Bliv klogere på portefølje- og projektstyring, SharePoint, Office 365, Teams, Planner, økonomistyring, ressourcestyring, integrationer, dokumenthåndtering eller noget helt andet?