Skip to the content

ProjectFlow brugerforum om ressourcestyring

Karsten fra FlowIT bød den 22/1-21 velkommen til virtuelt brugerforum for kunder af ProjectFlow til SharePoint Server, og introducerede dagens emne, som var ressourcestyring ud fra Project Management Institute’s definition:

  • Portefølje ressourcestyring omhandler processer som giver organisationen mulighed for effektivt at allokere de rette ressourcer (timer og kompetencer), så projektporteføljen bliver afviklet succesfuldt
  • Portefølje ressourcestyring hjælper til at sikre at organisationens ressourcer er allokeret fornuftigt i forhold til at indfri forretningens behov og giver ledelsen information om fremtidige ressourcekrav

Introduktion til ressourcestyring i ProjectFlow 

Jacob gav en grundig indføring i ressourcestyringen i ProjectFlow, og kom bl.a. omkring:

  • Ressourcekapaciteten på afdelingsplanlægning hvor økonomien også kan vises, kopiering fra år til år og notefunktionalitet på felterne.
  • Ressourceefterspørgslen fra projektet på medarbejdere eller kompetenceprofiler i planlægningsbilledet og de ”supplerende” oplysninger under planlægningsbilledet såsom allokering på tværs af projekter mv.
  • Overblik på tværs af porteføljen over kapacitet og efterspørgsel med filtrering på bl.a. livscyklus, så du kan se, hvad godkendte projekter, projekter i pipeline etc.
  • Kobling af planlagt tid med tidsregistreringen via ”serier” i filteret både for hele afdelingen og for den enkelte medarbejder
  • Rapporten Brugere som viser ressourceinformation og du kan sende en besked til alle brugere, som matcher udsøgningen i filteret. Fx udsøge projektledere på igangværende projekter og skrive en e-mail til dem.

Ressourcestyring på ugeniveau i Region Sjælland

Eric fra Region Sjælland fortalte om ressourcestyringen i hans afdeling, hvor de er 50 kolleger og har ca. 70 projekter og driftsopgaver. De er gået fra ressourcestyring i Excel til ProjectFlow.

Detaljeringsniveauet i ressourcestyringen er på ugeniveau, hvor ProjectFlow skaber overblik over kapaciteten, bookningen (planlagt) på tværs af projekterne for de forskellige Teams i afdelingen. Udvalgte kollegerer kører forsøg med tidsregistrering også, som fremgår af den orange søjle. ProjectFlow har givet os en god gennemsigtighed i ressourceallokeringen og anvendelsen af ressourcerne, anførte Eric.

Figur 1. Overblik over teamets kapacitet, ressourcetrækket på tværs af projekter (den blå) og realiseret tid.

Vha. ”Min kapacitet” kan medarbejderen indlægge sin egen tilgængelige kapacitet og angive.

Udbyttet af indsatsen har bl.a. været:

  • Bedre overblik og gennemsigthed for alle, om ressourceforbrug
  • Bedre ressourcestyring og omfordeling mellem projekter
  • Bedre større fokus på ressourceforbrug på flere niveauer
  • Hurtigere handling på ressourceforbrug – stop, pause ...
  • Bedre opfølgning på de enkelte projekters ressourceforbrug
  • Bedre nedlukning af projekter og stop med ressourceforbrug

Søren fra Regionen spurgte til erfaringer om sustansen i det estimerede ressourceforbrug. Når der laves en ressourceallokering, så er det jo baseret på et forventet ressourceforbrug, men hvis projektlederen fx ikke har lavet en nedbrydning i Gantt-kortet, hvor solidt er estimatet så?

Vibeke fra Per Aarsleff nævnte, at estimatet nogle gange er ud fra en agil tilgang - en time box. Dvs. det er en allokering af timerne, og så kan deltagerne starte med det højest prioriterede først. Alternativt med en angivelse af, at vi tror, at vi kan nå x inden for den afsatte mængde timer.

Karsten fra FlowIT bragte ”livscyklus” ind i drøftelsen, hvor ressourceallokeringen for et projekt i idefasen ofte er mere overordnet, mens estimaterne skal være mere præcise og fx baseret på en nedbrydning i Gantt-kortet, når det kommer længere frem i sit ”liv”.

Mange tak til Eric for at dele erfaringerne og for de mange input fra deltagerne.

Næste brugerforum er i maj

Vi evaluerede og drøftede emner til næste ProjectFlow til SharePoint brugerforum, hvor der var forskellige forslag til punkter, som vi kunne drøfte.

  • Brian fra Sund & Bælt foreslog, at vi drøftede hvordan ledelsen kan få et godt overblik over fremdriften på projekterne, hvis der er +100 projekter i porteføljen? Hvordan kan vi så vide, at vi er på sporet?
  • Søren fra Regionen ville gerne høre mere om tidsregistreringserfaringer.
  • Vibeke fra Per Aaarsleff foreslog et punkt på dagsordenen om kobling af projekterne med strategien.

FlowIT vender tilbage med forslag til dagsorden, og vi glæder os til at se jer alle til virtuelt brugerforum igen i maj.

Om forfatteren

FlowIT bloggere er medarbejdere fra udviklings- og konsulentteamet, salg og marketing.

Tilmeld dig FlowIT's nyhedsbrev


Modtag invitation til ProjectFlow 365 brugerfora og nyheder

Nyhedsbrev målrettet ProjectFlow 365 kunder. Send link til denne side til kollegaer, som også gerne vil have nyhedsbrev, så de kan tilmelde sig.