Skip to the content

Ressourcestyring – har vi kapaciteten til at eksekvere projekterne?

Ressourcestyring

Ressourcestyring – hvorfor?  

På brugerforummet den 15/4-21 indledte Karsten med definitionen på ressourcestyring jf. PMI:  

Portefølje ressourcestyring omhandler processer, som giver organisationen mulighed for at allokere de rette ressourcer (mennesker), så projektporteføljen bliver afviklet succesfuldt. 

Portefølje ressourcestyringen: 

  • Hjælper til at sikre at organisationens ressourcer er allokeret fornuftigt i forhold til at indfri forretningens behov 
  • Giver ledelsen informationer om fremtidige ressourcekrav 

Samtidig blev en række eksempler på udbyttet ved porteføljestyringen præsenteret: 

  • Forbedret prioritering => vigtige projekter kommer hurtigere på markedet, da vi bruger ressourcerne på de vigtige projekter
  • Bidrage til at ressourceanvendelsen kommer ”kunderne” til gode ved at mindske mængden af ”sort arbejde” (timer som anvendes uden det er godkendt af governance modellen)
  • Mere optimal ressourceanvendelse (ved 60 mio. i lønomkostning til årsværk anvendt på projekter svarer en 1% forbedring til 600.000 kr. pr. år. Hvad er jeres potentiale i procent?)
  • En samlet fælles løsning frem for forskellige regneark og håndholdte løsninger
  • Bedre til at forcaste og foretage korrektioner proaktivt
  • Undgå at vi overallokerer ressourcerne

Ny version af ressourcestyringen i ProjectFlow 365 

Michael fra FlowIT præsenterede den nye version af ressourcestyringsmodulet i ProjectFlow 365 og hvordan kapacitet beregnes og sammenholdes med efterspørgslen fra projekterne efter kompetencer.  

Nøglefunktionerne var:  

  • Kapacitet og- ressourceudbud   
  • Kompetencer 
  • Normtid pr. arbejdsdag (man-fre) 
  • Minus helligdage 
  • Minus feriedage 
  • Efterspørgsel fra projekterne 
  • Overblik: Efterspørgsel <> udbud 

Porteføljestyring og tværfagligt samarbejde i Skive 

Teresa præsenterede strategisk porteføljestyring i Teknik, Miljø og Udvikling i Skive Kommune.  

“Opgaverne bliver mere komplekse og tværfaglige. Derfor udfordrer det den traditionelle organisering, og der er brug for andre metoder og tilgange. Forvaltningen besluttede derfor at implementere porteføljestyring og til dette blev ProjectFlow 365 valgt”, fortalte Teresa. 

Forvaltningen arbejder med fem forskellige porteføljer, ti forskellige programmer og en hel række projekter. ProjectFlow 365 anvendes til at understøtte porteføljestyringen og statusrapporteringen til chef-gruppen.  

“Det væsentligste udbytte ved porteføljestyringen og ProjectFlow 365 er bedre prioritering og klare beslutninger om, hvad vi skal arbejde med. Og så at vi står ved disse beslutninger, så organisationen er klar på prioriteringerne”, forklarede Teresa.  

Organisationen arbejder aktivt i porteføljestyringen med at få porteføljegruppen ud af den normale fagchefrolle og i stedet tænke som porteføljeleder.  

“Det har betydet forbedret tværfagligt samarbejde og en øget forståelse for at projekter er noget andet end drift, og at ressourcerne til tværgående projekter også skal prioriteres selvom projektet måske er forankret i en anden afdeling.” 

Og som et ekstra udbytte anførte Teresa, at der er kommet en ny kultur, og at “vi nu tør vi stoppe projekter, som der ikke er fremdrift i.”  

En af de næste opgaver bliver udrulning af porteføljestyringen i hele koncernen.

Om forfatteren

Natasja er marketingassistent.

Tilmeld dig FlowIT's nyhedsbrev

Modtag invitation til ProjectFlow 365 brugerfora og nyheder

Nyhedsbrev målrettet ProjectFlow 365 kunder. Send link til denne side til kollegaer, som også gerne vil have nyhedsbrev, så de kan tilmelde sig.