Skip to the content

Virtuelt ProjectFlow brugerforum den 8/10-2020

Karsten fra FlowIT bød velkomment til det første virtuelle brugerforum for kunder af ProjectFlow SharePoint Server, og fortalte om dagens emne, som var porteføljestyring og statusrapportering, samt hvad udbyttet har været for forskellige organisationer 

Introduktion til porteføljestyring i ProjectFlow 

Jacob gav en grundig indføring i de forskellige porteføljestyringsværktøjer i ProjectFlow, og hvordan de kunne støtte om op om et fiktivt porteføljestyringsmøde.   

Med ProjectFlow kan I sætte strøm til processen omkring statusrapporteringen og stamdata, og trække det hele ud på tværs af porteføljen i ProjectFlow, Power BI eller f.eks. PowerPoint, fortalte Jacob, mens han demonstrerede i ProjectFlow 

Jacob var blandt andet omkring stage-gate, statusrapportering, strategikobling og ressourceoverblik.  

Overblik og struktur på projektprocesserne hos 3F 

Bjørn fra 3F startede erfaringsudvekslingen. 3F er Danmarks største fagforening med 270.000 medlemmer, som organiserer både ufaglærte og erhvervsuddannede lønmodtagere. Bjørn fortalte om de forskellige udfordringer, som skulle løses med implementeringen af ProjectFlow: 

  • Projektledere havde hver deres egen metode 
  • Manglende overordnet struktur
  • Ledelsen manglede det fulde overblik.  

De overordnede krav som implementeringen af it-løsningen skulle indfri, blev oplistet:  

  • Overblik 
  • Ledelses- og styringsværktøj 
  • Fælles platform
  • Struktur 

ProjectFlow blev valgt for et par år siden, og håndterer porteføljen på ca. 75 aktive projekter. Vi bruger ProjectFlow rigtigt meget, blandt andet til porteføljestyring og statusrapportering hver 14. Dag, samt oversigter som har givet en mere effektiv mødeafholdelse, da der er kommet struktur på projektinformationen nævnte Bjørn, og fortsatte: Under Coronaen har det været en kæmpe fordel, at vi har fået etableret struktur og styring med ProjectFlow. Det har gjort det meget nemmere at styre projekterne, selvom vi arbejder hjemmefra.” 

Medarbejderne tidsregistrerer på projekter og vedligeholdelsesopgaver i ProjectFlow, og alle er flyttet fra AX til ProjectFlow, som giver et godt overblik over tidsforbruget. Den detaljerede planlægning på hel- eller halvdags niveau kunne ProjectFlow dog ikke indfri, og det har 3F løst på anden vis. Power BI anvendes til afrapportering af timefordelingen.  

Det oprindelige forventede udbytte er blevet indfriet:   

  • Overblikket er etableret
  • Understøttelse af porteføljestyringsprocessen fra idé, behandling mv. har givet god mening i 3Fs porteføljestyring 
  • Det har løftet projektstatusmøderne 
  • Fælles platform og struktur 

ProjectFlow har ikke været et låst værktøj. Vi har kunnet få det tilpasset til vores behov. Det har betydet, at vi har fået præcist det værktøj, som vi søgte, sluttede Bjørn.   

Porteføljestyring i Region Sjælland 

Susanne fra Region Sjælland præsenterede Regionens porteføljerapportering, som udarbejdes månedligt som input til porteføljeledelsen.  

Regionen har ca. 70 projekter i porteføljen, som gennemgår en struktureret fasemodel:  

Der afrapporteres blandt andet på lyskurve for projekttrekanten, scope, udbytte ressourcer og risici og en statusbeskrivelse.  

De første sider i rapporteringen udarbejder vi manuelt, og så indsætter vi en samlet rapport med status fra ProjectFlow ind i præsentationen, og derfra er der link direkte til de enkelte statusrapporter og deraf mere information i ProjectFlow, fortalte Susanne.   

Barrierer for porteføljestyringen 

Karsten indledte punkt 4 på dagsordenen med en erfaring fra en stor kommune, hvor en af udfordringerne var, at KPI’erne som lederne blev målt på, var rettet mod driften. Der var derfor ikke den samme ledelsesmæssige fokus på udviklingen som på driften.   

Thomas fra FT nævnte, at de for eksempel anvender Statens it-projektmodel, mens øvrige kontorer anvender en anden projektmodel, så der mangler noget ensretning. Samtidig bruges ProjectFlow både til projekter og projektlignende opgaver.  

Brian fra S&B fortalte om nogle interne barrierer, og påpegede vigtigheden om enighed om begreberne. Definitionerne som der afrapporteres på, skal være klare. For eksempel hvornår et projekt er i gult.  

Brian nævnte også, at en stor diversitet i projekttyperne, fra projekter i milliardklassen til projektlignende opgaver, komplicerer porteføljestyringen, når de alle skal igennem den samme livscyklus og fasemodel (stage-gate model).  

Susanne fra Region S. nævnte, at det er en udfordring, at der anvendes to systemer til styringsinformation, hvor det var nemmere i hendes tidligere job i Landbrugsstyrelsen, hvor økonomi- og tidsinformation også var inde i deres ProjectFlow. Økonomi og timer håndteres i et separat system, og er pt. ikke integreret med ProjectFlow.  

Karsten fra FlowIT spurgte ind til udfordringer med hensyn til projektledernes opdatering, og Brian fra S&B nævnte en direktør, hvis politik var, at hvis en projektleder ikke opdaterede status, så blev projektet lukket! 

Evaluering 

Der var opbakning til afholdelse af virtuelle ProjectFlow brugerfora for eksempel hver 3. eller 4. måned. Flere nævnte, at det er fordel, at det er online, da det er nemmere at passe ind i en travl hverdag fremfor at skulle bruge en hel dag inklusiv transport til en fysisk projektdag.  

FlowIT sørger for opfølgning på de aftalte aktionspunkter 

FlowIT takkede for deltagelsen og det store engagement blandt deltagerne.  

Opfølgning 

Vi aftalte følgende aktionspunkter, hvor vi griber direkte fat i dem som spurgte:  

  • Programstyring – afrapportering på programniveau fremfor projektniveau. FT.  
  • Projekter i afvigelse datakvalitetsmæssigt – hvilke projekter kunne det være? S&B 
  • Ranking af projekter. LBST 
  • Videoer om porteføljestyring, statusrapportering mv. PAA 

Om forfatteren

FlowIT bloggere er medarbejdere fra udviklings- og konsulentteamet, salg og marketing.

Få mere viden - vælg din egen demo

Bliv klogere på portefølje- og projektstyring, SharePoint, Office 365, Teams, Planner, økonomistyring, ressourcestyring, integrationer, dokumenthåndtering eller noget helt andet?