Skip to the content

Porteføljestyring - Hvorfor og hvordan?

ProjectFlow 365 virtuelt brugerforum i september havde som bekendt fokus på porteføljestyring og statusrapportering, hvor Karsten fra FlowIT bød velkommen, og fortalte kort om, hvorfor man skal porteføljestyre.

Derefter var Anders fra FlowIT på ”podiet”, og fortalte om porteføljestyringsværktøjerne i ProjectFlow 365 med udgangspunkt i ”porteføljestyringsmødet”, og de deraf afledte behov for dataindsamling, rapportering, prioritering og feedback til projektlederne.

Fire spændende cases

Porteføljeoverblik og ressourcestyring med tidsregistrering ved Nordjyllands Trafikselskab

De fire spændende kundeindlæg om porteføljestyringserfaringer startede med Nordjyllands Trafikselskab (NT), hvor Flemming fortalte om forankringen i ledelsesgruppen på kvartalsmøder og om planerne for prioritering af projekterne med udgangspunkt i ressourceallokeringen, som der også skal følges op på med tidsregistrering i ProjectFlow 365.  Opfølgningen på projekteksekveringen sker i to udviklingsgrupper - Bus/tog samt Flextrafik og ny Mobilitet, som sker hver anden måned.

Nogle af udfordringer for NT er blandt andet manglende overblik over fremdrift og status, samt hvilket ressourcetræk som eksekveringen af porteføljen kræver. Et element i løsningen er implementeringen af ProjectFlow 365. Som Flemming - med et citat lånt fra Johnny Madsen - sagde: ”Hvis det klør, så køb en kløpind”, og hvis det gør ondt i projekterne, så køb et værktøj (ProjectFlow 365, red.).

Stort antal projekter og flere års erfaringer med porteføljestyring i Viborg Kommune

Peter fra Viborg Kommune fortalte om udfordringerne i kommunen med et stigende antal projekter og lang leveringstid på projekterne, da ”alle” kunne bestille projekter. Porteføljestyringen er afledt af en konkret efterspørgsel fra direktionen, og håndteres af en gruppe under direktionen. Der er løbende 50-80 projekter i gang.

Der var derfor behov for transparens i porteføljen og en projektmodel. SharePoint blev brugt til et porteføljeoverblik, men der manglede et hjælpeværktøj til projekteksekveringen også, som Peter påpegede. Derfor har Viborg Kommune valgt ProjectFlow 365, så porteføljestyringen kan kobles med projektstyringen.

Danske Commodities - er porteføljeplanerne realistiske? 

Danske Commodities (DC) handler energi i stor skala, og er målt på omsætning blandt de 20 største selskaber i landet.

Knap en fjerdedel af alt el i Danmark handles gennem DC. Mere end 1/3 af de 320 ansatte arbejder med it, og udvikling af nye it-løsninger er forretningskritisk for DC.

John fortalte. om udfordringerne ved at håndtere en stor udviklingsportefølje med hyppige ændringer fra forretningen, og samtidig sikre at ressourceallokeringen er korrekt, og at der er tilstrækkelige ressourcer til de vigtige projekter.

Der er en overordnet prioritering med op til 12 måneders perspektiv på tværs af programmerne. DC har decentraliseret dele af styringen til fire programmer, som hver især kan ændre prioriteringen af de tildelte ressourcer inden for programmet. Ændringer af ressourceallokering på tværs af programmerne skal eskaleres til det koordinerende Program Management Board, som mødes kvartalsvist, og som har ansvaret for at de vigtigste projekter prioriteres og bemandes.  

Ved hjælp af simulering skal forretningen informeres om, hvilke konsekvenser ændringer i prioriteringerne har på porteføljen, og ressourcebelastningen er blandt andet baseret på data fra udviklingsværkøjet Jira.

Styr på projekter og ”opgaver” i Høje Taastrup

René fortalte, at kommunen er delt op i 13 centre, som hver er systemejere for deres egen portefølje. Udfordringerne er at styre projekter og opgaver (blandt andet har it-arkitekterne over 100 projektlignende opgaver på årsbasis) og sikre, at der etableres værktøjer til projektstyring, så der kommer fokus på analyse og planlægning i projekteksekveringen.

Formålet med porteføljestyringen og it-understøttelsen er blandt andet:

  • Øget professionalisering
  • Overblik
  • Ressourceoverblik
  • Rapportering til Styregrupper/ledelse generelt

Høje Taastrup har løbende ca. 40 samtidige projekter plus en stor opgaveportefølje af projektlignende opgaver.

Forslag til næste brugerforum?

Om et par måneder afholder vi igen vores brugerforum, hvor vi sætter fokus på et nyt emne. Hvis du har forslag til emner, som vi skal behandle eller feedback til form og indhold, så hører vi det meget gerne.
Skriv en mail til bestilling@flowit.dk eller udfyld formularen under KONTAKT i hovedmenuen.

Om forfatteren

FlowIT bloggere er medarbejdere fra udviklings- og konsulentteamet, salg og marketing.

Få mere viden - vælg din egen demo

Bliv klogere på portefølje- og projektstyring, SharePoint, Office 365, Teams, Planner, økonomistyring, ressourcestyring, integrationer, dokumenthåndtering eller noget helt andet?