Skip to the content

Er Excel til projekt- og porteføljestyring en god idé?

Personligt så elsker jeg Excel. Det er et fantastisk værktøj til dataanalyse. Excel anvendes typisk til mange forskellige formål i større organisationer, og bliver – med rette – kaldt organisationens ”gaffa-tape”.

Vi møder også mange organisationer, som anvender Excel til projekt- og porteføljestyring samt ressourcestyring. Det kan være udmærket at starte op med regnearket, som man kan bruge til at få identificeret de centrale data, som man gerne vil styre efter.

Vi har set rigtigt mange forskellige Excel-opsætninger til at styre projektporteføljen og de enkelte projekter.

Typisk registreres en række stamdata omkring projekterne i et samlet ark, og så opdaterer projektlederne løbende i regnearket. Ressourcer samles i et andet regneark, hvor man prøver at håndtere udbud og efterspørgsel efter ressourcer. Data om de enkelte projekter vedligeholder projektledere i et regneark for hvert projekt, og de er typisk lagret lidt tilfældigt på fællesdrev og måske i Teams eller SharePoint afhængigt af den enkelte projektleders rutiner.

Fordele ved regnearket

Der er en række fordele ved regnearks-modellen:

  1. De fleste kender Excel i forvejen
  2. Det er ”gratis” (vi har det i forvejen)
  3. Det er fleksibelt - vi kan nemt tilføje ekstra kolonner, hvis vi vil styre på noget specifikt
  4. Du kan nemt lave forskellige visualiseringer i Excel

Men der er også nogle ulemper såsom kun én kan redigere ad gangen, diskussioner om hvilket regneark som nu er gældende, du skal manuelt rykke for opdatering, korrupte filer og at data skal ofte vedligeholdes i mange forskellige filer.

Så er Excel den mest optimale løsning til projekt- og porteføljestyring samt ressourcestyring?  
Det kommer bl.a. an på, hvor vigtige projekter er for jer, hvilke mål I gerne vil indfri og hvor pressede I er ressourcemæssigt. Her kunne en dialog med FlowIT typisk begynde.

Fordele ved ProjectFlow 365 - Et professionelt produkt løfter styringen

Et produkt målrettet projekt- og porteføljestyring, såsom ProjectFlow 365, løfter styringen, og er samtidig meget skalérbart mht. funktionalitet. Så kan I starte med nogle enkelte funktionsområder, som I allerede har I Excel og implementere disse i ProjectFlow 365. Når det er en succes, kan I udvide med yderligere funktionsområder. Derved undgår I et stort og tungt implementeringsprojekt samtidig med at I får indfriet jeres mål.  
Men hvad er det konkret ProjectFlow 365 kan give af fordele?

  1. Få samlet jeres projektdata i én samlet projektdatabase, så I kun skal opdatere ét sted

ProjectFlow 365 bidrager til, at I kan bevæge jer fra at være dokumentdrevne, til at være datadrevne.

For eksempel, når en dato for statusrapportering indtræffer, så sender ProjectFlow automatisk en notifikation til projektlederen om at det er tid til at statusrapportere. Hvis en milepæl er overskredet, så adviseres projektlederen tilsvarende. Information skal kun opdateres ét sted og kan genbruges i rapporter, Office dokumenter og i ledelsesinformationssystemet.

  1. I kan få en effektiv statusrapporteringsproces

En organisation med 50 igangværende projekter løbende og månedlig statusrapportering skal afrapportere 600 gange pr. år. Det er en meget tung proces at vedligeholde manuelt i Excel,  med e-mails mv.  
I ProjectFlow er statusrapporteringsprocessen fra start til slut strømlinet, så I bruger mindre tid på at indsamle status, og ledelsen får mere opdateret information som beslutningsgrundlag.

  1. Rapportering bliver nemmere

Da information er samlet i ProjectFlow, så er der styr på opdateringerne, og information kan nemt præsenteres og visualiseres både i web-rapporter, dynamiske dokumenter og i ledelsesinformationssystem såsom Power BI.

  1. Kobling til Planner og Teams i Office 365

Med ProjectFlow kan der automatisk oprettes en Planner og et Team, hver gang et nyt projekt oprettes. På dit projekt præsenteres opgaver i tilknyttede Planners i en Gantt-kort visning, og du kan nemt finde det Team, der er knyttet til projektet.

  1. Dokument-skabeloner fra projektmodel bliver ”dynamiske”

Dokument-skabelonerne i projektmodellen bliver med ProjectFlow gjort nemt tilgængelige, og kan dynamisk ”genbruge” data, så projektdeltagerne ikke selv manuelt skal indtaste information, som allerede er indbygget i skabelonen.

Så kan en projektleder for eksempel udtrække en status PowerPoint, og gå direkte til møde og præsentere for styregruppen. Det er både nemt for projektlederne men også for modtagerne, som vil få en standardiseret præsentation, hvor de kan fokusere på indholdet og ikke formen.

  1. I kan styre hvem der må opdatere hvad

Når data er i en database, så kan I sikre, at projektlederne kan opdatere deres egne projekter, og at nogle felter vedligeholdes af en central projektafdeling.

  1. Ressourcestyringen er koblet til projekter

I ProjectFlow angiver du arbejdsbelastningen på de forskellige deltagere i projektet direkte, og det kan så rulles op på tværs af de forskellige projekter og sammenholdes med kapaciteten. Det er enkelt, og skaber overblik. Samtidig slipper du for manuel opdatering.

  1. Økonomidata fra ERP kan knyttes til projekterne

Du kan indlæse økonomidata fra ERP-systemet ind i ProjectFlow 365, så realiseret økonomi kan sammenlignes med planlagt økonomi. I sikrer, at der er én sandhed, og I slipper for manuel opdatering. 

Det var en oplistning af nogle af de mest væsentlige fordele, hvor nogle af dem måske vækker din nysgerrighed? 
Professionelt arbejde med projekter kræver professionelle værktøjer, som er enkle at tage i brug. ProjectFlow 365 er et bud på effektiv IT-understøttelse af projektprocesser.

Derved kan I få – endnu – større succes med jeres projekter, uden at det bliver tungt og bøvlet.


Skrevet af: Karsten Ley Poulsen - Partner og direktør ved FlowIT

 

 

Om forfatteren

FlowIT bloggere er medarbejdere fra udviklings- og konsulentteamet, salg og marketing.

Få mere viden - vælg din egen demo

Bliv klogere på portefølje- og projektstyring, SharePoint, Office 365, Teams, Planner, økonomistyring, ressourcestyring, integrationer, dokumenthåndtering eller noget helt andet?