Skip to the content

Hvordan kan vi gøre 2020 til et succesfuldt projekt år?

Vi taber ikke - vi vinder eller bliver klogere!

Her ved indgangen til et nyt år er det tid til at fejre det forgangne års succeser og få planerne for det nye år på plads. Men det er jo ikke sikkert, alt er gået, som vi havde forventet. Har vi haft nogle udviklingsplaner eller projekter, som i det forgangne år er skredet i svinget?

Måske kunne vi tage ved lære af Nelson Mandela’s "I never lose. I either win or I learn". Det kunne vi gøre ved at analysere årsagerne til eventuelle fejlslagne initiativer, og derefter bruge læringen i 2020.

Hvad kan vi lære af projekterne i det forgangne år?

Nogle forhold kan jo være uden for organisationers kontrol. For eksempel det at en nøglespiller på holdet bliver syg, der kommer ny lovgivning, som trækker grundlaget for projektet væk, eller at der er vejrforhold som påvirker vores byggeprojekt.

Men andre forhold kan man gøre noget ved – for eksempel vores organisations måde at planlægge og eksekvere vores projekter.
Heldigvis kan man med en relativ lille indsats adressere dette, så 2020 bliver et bedre år for vores udviklingsplaner og projekter. Vi har prøvet, at lave en liste med områder, som du kan bruge som inspiration til, hvor jeres indsatser måske er kommet til kort i det forgangne år, og som måske kan give inspiration til et løft af områderne i det nye år:

1. Vi fik ikke lavet en solid plan

Mange organisationer får ikke lavet en portefølje-og projektplan, hvilket gør det svært for projektlederne at forstå projektets prioritering og rammerne for projektet. Hvilke projekter er de vigtigste for os? Går et projekt i gang for sent fordi projektlederen ikke er klar over vigtigheden af projektet? Har projektlederen for mange andre samtidige projekter? Er nøgleressourcer på projektet booket på andre projekter, hvilket betyder projektet går i stå?

Konklusionen er, at uden en god overordnet plan med klare prioriteringer, så overlades projektlederne til at gætte på, hvad der er vigtigst, og selv prøve at navigere igennem projekt-eksekveringen trods manglende planer.

Som input til 2020 kunne du for eksempel spørge projektlederne om, hvilken styringsinformation de skal bruge for at eksekvere (endnu) bedre. Er grundlaget for projektet tydeligt nok? Har vi fået erfaringerne fra tilsvarende projekter med ind i planen? Og endelig vurdere om vi har en god porteføljeplan for det kommende år med klare prioriteringer.

2. Vi havde en plan, men den var for rigid

Måske har vi fået udarbejdet en god detaljeret plan og kommunikeret det til organisationen, men det er ikke tilstrækkeligt. Virkeligheden presserne planerne, som kan betyde overskridelse af rammerne og stress for medarbejderne.

Hvis dine planer i det forgangne år var for rigide, så byg noget mere fleksibilitet ind i planen. Skal vi indbygge noget slack tid mellem igangsætning af nye projekter? Kan vi lave kortere tykke projekter frem lange tynde, så vi kan få afsluttet nogle projekter inden vi igangsætter nye?

3. Vi fik ikke forberedt projektgennemførelsen

Beslutningen om at gennemføre et projekt gør det ikke alene. Projektorganiseringen skal på plads hvilket betyder rammer og mål skal kommunikeres.

Har vi de rette kompetencer på projektet? Er der nogle afhængigheder til andre projekter, som der skal tages højde for? Hvem har hvilke roller på hvilke projekter og hvornår? Hvilke projekter skal jeg bidrage til?

4. Vi Blev informeret om problemer for sent

Der opstår jo typisk udfordringer i projekter, som skal adresseres. Man fristes til at tale om ”rettidig omhu”. Men kommer information tidsnok frem til beslutningstagerne, så der kan tages aktion?

For at forbedre organisationens evne til rettidig indgriben, så etablér en løbende afrapportering på status på vores projekter i porteføljen. Brug statusrapporteringen som input i porteføljestyringen, så du for eksempel ikke igangsætter nye projekter, hvis vigtige projekter står i kø.

Brug erfaringerne fra sidste år til at forbedre projekt-eksekveringen

Vi skal jo ikke miste modet fordi vi ser virkeligheden i øjnene, og erkender at der er noget, som vi kan blive bedre til. Med Mandelas vise ord kan vi få skabt et godt fundament for et fantastisk 2020, hvis vi bygger oven på de forgangne års erfaringer.

 

Så skål for projekterne og for et godt nytår!

Projekter former fremtiden!

 

Skrevet af: Karsten Ley Poulsen - Partner og direktør ved FlowIT

Om forfatteren

FlowIT bloggere er medarbejdere fra udviklings- og konsulentteamet, salg og marketing.

Få mere viden - vælg din egen demo

Bliv klogere på portefølje- og projektstyring, SharePoint, Office 365, Teams, Planner, økonomistyring, ressourcestyring, integrationer, dokumenthåndtering eller noget helt andet?