Skip to the content

Sæt strøm til processerne med Office 365

Virksomheder og offentlige organisationer har i stort tal købt Office 365 og er gået i ”skyen” med mail og Office-pakken. Men får virksomhederne ibrugtaget de mange andre nye funktioner? Og hvordan får virksomhederne høstet gevinsterne ved investeringen? Denne artikel omhandler FlowITs vinkel på Office 365 og gevinstrealisering i skyen.

 

Hvad er Office 365?

Office 365 er Microsofts platform til at øge produktiviteten og forbedre samarbejdet og videndelingen.
Office 365 er Microsofts abonnementsordning til Microsoft Office og Exchange og en hel række sky-baserede apps såsom SharePoint Online, Teams og Planner.

Et meget væsentligt – og ofte overset element – er desuden Active Directory Services, som betyder, at brugernes konti synkroniseres på tværs af det interne netværk og Microsofts Office 365. Det gør det meget nemmere for brugerne at komme i skyen og åbner dørene for nye samarbejdsformer på tværs af virksomheden og med eksterne.

Slanger i paradis æder gevinsterne

Potentialet ved forbedring i samarbejdet er stort. I et nyligt studie dokumenterer McKinsey1 en produktivitetsgevinst på 20-30%.
Men det er for mange organisationer svært at få høstet gevinsterne. Der mangler ofte en vision og en god plan for implementering af Office 365, så medarbejderne får lært de nye værktøjer at kende og tager dem i brug i praksis. Det handler om at identificere flaskehalse og årsager til spildtid. Der skal findes nye måder at arbejde på, og brugerne skal forstå hvornår forskellige værktøjer er relevante at anvende. Det sker desværre ikke af sig selv og derfor er mange organisationer ikke kommet rigtigt i gang med Office 365.

Andre kommer godt i gang, men oplever, at det ”sander til” over tid. Der mangler struktur og governance omkring de mange værktøjer i skyen. Vi besøgte en virksomheden som inden for projektområdet i det ene projekt anvender Teams og SharePoint Online og i det andet projekt anvender Outlook og OneNote. Et tredje projekt anvender Planner og Onedrive. Overblikket forsvinder – både for de involverede i projekterne - og for ledelsen.
Hvad er årsagen til dette?

Vision og udbytte – og en plan for implementering

Det er vores erfaring, at det er vigtigt at være konkret mht. hvilke processer, som man ønsker at optimere, og prøve det af i en pilot.

Er det samarbejdet omkring kunder, kontrakter eller samarbejde med eksterne, som skal digitaliseres? Start op med en enkelt eller to procesområder, få afdækket udfordringerne i dag, og få etableret en vision for området og lav en plan for implementeringen. Hvilke værktøjer i Office 365 bidrager til realisering af visionen? Hvilke interessenter er involveret? Hvordan får vi realiseret gevinsterne?


Vi vil have overblik og det skal være nemt

Mange har ofte en tendens til at overvurdere it-kompetencerne hos flertallet af brugerne. Brugerne synes, at det er svært at oprette og anvende de forskellige værktøjer og det er svært at navigere i dem over tid. Der mangler struktur og overblik. Og det skal være nemt.

Der findes værktøjer, som kan hjælpe med struktur og overblik afgørende i Office 365. Det kan fx FlowITs CoreFlow hjælpe med.
For hvert projekt i kan der automatisk tilknyttes samarbejdsværktøjer i Office 365. Til hvert projekt er der fx knyttet et team til kommunikation, en planner til opgavestyring og et SharePoint web til dokumenthåndtering.

En guldgrube til forretningsapplikationer

Udover at sætte strøm til samarbejde og videndeling, så åbner Office 365 også for at bygge dedikerede forretningsapplikationer med de værktøjer, som brugerne kender i Office 365. Office 365 indeholder stærke produktivitets- og samarbejdsværktøjer, som du kan indarbejde i din forretningsapplikation samtidig med at I får et godt overblik i kraft af en god struktur.

Det kan fx være en kundeportal til samarbejde med dine eksterne kunder eller en institutionsportal til samarbejde og videndeling på tværs af institutioner i organisationen. Flere forskellige løsninger kan etableres med udgangspunkt i de samme værktøjer.
Når man opretter en ny kunde oprettes et SharePoint web til dokumenter og stamdata, et Team til kommunikation og en Planner til opgavestyring. For hver kunde kan du fx registrere stamdata, roller og samle dokumenter mv. Det er nemt at skabe sig over overblik på tværs af de forskellige kunder.

Andre eksempler er samarbejde og videndeling på tværs af institutioner inden for Ældreområdet i Odense Kommune, dokumenthåndtering til entreprenører og FlowITs ProjectFlow 365, som er målrettet projektstyring. Så spørgsmålet er, hvilke processer kunne din organisation tænke sig at sætte strøm til?

Kontakt Karsten hvis du vil vide mere på tlf. 40 21 21 20  

Om forfatteren

FlowIT bloggere er medarbejdere fra udviklings- og konsulentteamet, salg og marketing.

Vælg din egen demo, så den passer til dine behov

Du er velkommen til at notere, hvad du ønsker mere viden om som f.eks.: portefølje- og projektstyring, økonomistyring, ressourcestyring, integrationer, dokumenthåndtering, sagsstyring eller noget helt andet?