Teknologi

I vores kundeprojekter tager vi naturligvis vores egen medicin, og benytter ProjectFlow og Office 365 til styring af projekt og leverancer. Det er både med til at ”trykprøve” nye versioner af produktet, og højne vores know-how om projektstyringsdomænet.

I FlowIT er vores leverancemodeller implementeret i ProjectFlow, hvilket lader os styre kundeprojekter lige fra forretningsafklaring til overdragelse til drift. Det sikrer ensartet gennemførelse, hvilket giver højere kvalitet for kunden og mere forudsigelighed i forløbet. Her kigger vi på nogle af de processer, som vi har valgt at digitalisere med ProjectFlow og Office 365.

Kvalitetssikring ved faseovergange
Stage/gate-spørgsmål skal gennemgås ved faseovergange, f.eks. når salgsafdelingen overdrager til konsulentafdelingen. Er alle aftaler klare? Er alle involverede parter informeret?

Overblik over fremdrift på porteføljeledelsesmøder og ugemøder i afdelinger
Porteføljeoverblik vurderes på ledermøder, hvor der kigges på statusrapporter, fremdriftsindikatorer, ressourceforbrug, risici, m.v. Her igangsættes korrigering, hvis noget stikker ud.
På ugemøder og interne styregruppemøder vurderes ressourceforbrug, mulige ressource konflikter, planlægges tværgående initiativer – og videndeles.

Projektlederens daglige redskaber
Projektlederne, som har ansvaret for gennemførelse af kundeprojekter, bruger ProjectFlow og Office 365 til at understøtte deres arbejde. Det er f.eks.
• Statusrapportering i ProjectFlow
• Tidsregistrering – som danner grundlag for vores faktureringsprocesser
• Den daglige styring og fremdriftskontrol i opgaver og milepæle
• E-mail notifikationer ved indtrufne begivenheder i projektet
• Dokumentarkiv, så deltagere altid kun har ét sted at skulle opsøge information
• Office applikationer, til at understøtte projektarbejdet: f.eks. Yammer til vidensdeling og fejring, Skype til ad-hoc afklaring, o.l.

Skal vi hjælpe jer med jeres projektprocesser?
Vores kontinuerlige arbejde med at bruge vores egne produkter til styring af projekter, gør at den kollektive forståelse og viden om projekt- og porteføljestyring, hele tiden holdes ajour. Kontakt os gerne for uforpligtende rådgivning om digitalisering af projektprocesser.

Hvad er SharePoint Online?

 Microsoft har udviklet SharePoint Online som et SaaS- (software as a service) tilbud, til de organisationer som ikke ønsker at hoste SharePoint selv, eller vil benytte fordelene ved at lade SharePoint være integreret fuldt ud med de andre applikationer i Office365. Læs her mere om hvad SharePoint Online er, hvordan det adskiller sig fra ”traditionel” SharePoint, og hvad FlowIT A/S kan tilbyde af løsninger på SharePoint Online. 

Hvad er SharePoint Online (SPO)?

Som navnet ”Online” siger, er SPO et SharePoint-produkt som ligger i skyen. Fra et slutbrugerperspektiv ligner SPO meget den traditionelle SharePoint-brugergrænseflade, og indeholder mange af de samme funktioner, som f.eks. websider, dokumentbiblioteker, lister, søgning, m.v.

På hvilke punkter adskiller det sig fra SharePoint on-premise?

Da det er Microsoft selv som agerer vært for SPO, er det ikke længere IT-afdelingens opgave at servicere infrastruktur til SharePoint. Det betyder også at kadencen hvormed der udgives ny funktionalitet, ikke længere er på 2-3 år, men ugentligt eller månedligt. Platformen er under konstant forandring, hvilket giver både fordele og ulemper – mere herom nedenfor. Da skyen er tilgængelig overalt, løser det også problemet med at medarbejdere og samarbejdspartnere ikke kan få adgang til data uden for organisationens firewall.

Hvordan relaterer SPO sig til Office365?

SPO er én af mange applikationer i Office365-suiten fra Microsoft. F.eks. er Word Online koblet direkte til SPO, så en bruger kan redigere et dokument direkte i browseren og gemme det i SharePoint Online. Hvis en organisation har købt adgang til Office365, vil de også have adgang til at benytte SPO.

Hvad er nogle af fordelene og ulemperne?

SPO er abonnementbaseret i skyen, og derfor nemmere at skalere op og ned for – både i forhold til licenser og kapacitet. Til gengæld kan det være sværere at administrere, hvis man ikke tilpasser sin IT-governance. SPO er tilgængeligt på alle enheder overalt på internettet – det kræver styr på sikkerheden. Man er altid opdateret automatisk med nyeste forbedringer og fejlrettelser, men det gør en løbende uddannelsesindsats nødvendig.

Hvilke løsninger tilbyder FlowIT på SPO?

FlowIT A/S tilbyder forretningsapplikationsplatformen CoreFlow på SharePoint Online. Forbi SharePoint er tænkt som en generisk platform, som kan læse mange problemer, løser den ingen problemer perfekt. CoreFlow kan bruges til at skabe forretningsløsninger som er skræddersyet til organisationens behov, og samtidig integrerer de bedste af SharePoints funktioner. Vores projektstyringsplatform ProjectFlow er det bedste eksempel på en applikation som passer ind i SharePoints rammeværk og filosofi.

Videre herfra

Dette var blot en kort introduktion til hvad SPO er. Ligesom klassisk SharePoint, kan det være svært at indfange bredden af platformen med få ord – og særligt når der ofte laves nye ændringer og forbedringer af Microsoft. Vil du læse mere om SharePoint Online, har Microsoft en god SPO-blog her. Kontakt os gerne, hvis du uforpligtende vil høre mere om mulighederne med SPO, O365 og de forretningsløsninger FlowIT kan levere.

Cloud løsning – SharePoint Online

Microsoft har længe været fortaler for, at fremtiden ligger i skyen, men det er ikke kun Microsoft, som er med til at hype cloud løsninger, vi ser også tendenser fra andre virksomheder, som slår på trommer for sine løsninger i skyen. Apple kan vi heller ikke komme uden om, når vi snakker cloud løsninger, ligesom det i denne uge blev en kendsgerning at Amazons datterselskab Amazon Web Services (AWS), ser potentiale i Danmark, og slår sig ned i København, hvor de allerede leverer løsninger i skyen til danske giganter som Ørsted og Maersk Oil. I USA har de bl.a. streamingtjenesten Netflix som kunde.

Hos FlowIT mærker vi også en interesse fra vores kunder, som ønsker mere viden om SharePoint Online eller at flytte fra SharePoint On-premise til SharePoint Online. Som Microsoft Partner favner vi begge verdner og nogle gange forener vi dem i en hybrid løsning.

Vi har bl.a. flyttet NJ Gruppen A/S fra SharePoint On-premise til SharePoint Online, da kunden ønskede en komplet integration af deres sagsstyring til Office 365.

Odense Kommune er en anden kunde, som vi har hjulpet. Odense Kommune havde i forvejen ikke SharePoint, men ønskede en løsning via deres Office 365, og derfor valgte man, at bygge en vidensdelingsløsning i ældre og handicapforvaltningen og en projektledelsesløsning til IT-afdelingen op omkring SharePoint Online.  

Er du I tvivl om hvad du skal vælge, så kontakt vores konsulenter, de er specialister i SharePoint og SharePoint Online.

På billedet ses vi til en vidensdelings academy om løsninger i skyen / SharePoint Online.

For at få mest mulig værdi ud af en ProjectFlow-implementering, er det værd at overveje hvor integrationer til og fra andre systemer kan give mening. Det er vigtigt at vurdere af flere årsager, da det kan give:

• Smidigere arbejdsgange for medarbejderne
• Bedre datakvalitet da information ikke håndbæres eller glemmes
• Sparet tid da systemerne selv taler sammen
• Lovkrav om f.eks. dataopbevaring

Der er i både ProjectFlow og SharePoint (Microsoft-platformen under ProjectFlow) en enorm mængde af muligheder for integrationer til andre systemer. Og det gælder begge veje; data kan flyde ind i ProjectFlow og al data kan principielt udstilles til andre systemer. Integrationer kan laves både brugerinitieret og automatisk, så f.eks. tidsregistreringer i ProjectFlow overføres månedligt til fakturering, eller dokumenter journaliseres natligt i et ESDH-system.

Herunder ses en liste, som viser eksempler på integrationer som enten følger med ProjectFlow, eller som vi har integrationserfaring med:

• ESDH/sagsarkiver – ProjectFlow kan journalisere data i arkivsystemer automatisk
• Onedrive For Business – forlæng mulighederne for at gemme og arbejde med offline dokumenter i ProjectFlow
• Tidsregistrering/fakturering – tidsregistreringer kan eksporteres til faktureringssystemer
• CRM – knyt kunder og kundenumre til projekter
• Microsoft Office – Gem automatisk fra Word eller Excel, opret dynamiske skabeloner, eller udtræk data fra ProjectFlow til viderebehandling i f.eks. PowerPoint
• Cloud – udvid ProjectFlow til en ekstern zone, så eksterne parter som f.eks. kunder kan logge ind
• Økonomisystemer – integrér f.eks. Navision sammen med ProjectFlow for at lade økonomital være opdateret begge steder
• HR-systemer – berig brugernes profiler med f.eks. kompetencer, eller lad ressourceforbrug berige HR-systemet
• Active Directory – indlæs automatisk brugere, deres afdelingstilhørsforhold og rettigheder fra AD
• Power BI – Lav dynamiske data visualiseringer og KPI’er med porteføljedata
• Microsoft Outlook – vis f.eks. opgaver fra ProjectFlow I Outlook eller send mails til en indbakke i ProjectFlow
• Microsoft Project – projektplaner kan synkroniseres mellem Project og ProjectFlow
• Office 365 – vis ProjectFlow-rapporter i Teams eller vis Yammer-tråde i ProjectFlow
• Søgning – udvid søgningen i SharePoint til at kigge i andre arkiver og lister
• E-mail – send automatisk e-mail ved hændelser som er af særlig vigtig karakter
• RSS – lad brugere abonnere på f.eks. projektnyheder
• Infoskærme og digitale standere – kan f.eks. vise højprofilprojekter eller status på en afdeling
• Og meget andet…

Listen er ikke udtømmende, men et inspirationskatalog. Kontakt gerne en konsulent eller sælger fra FlowIT, hvis du – uforpligtende - vil høre mere om mulighederne for integration til og fra ProjectFlow og CoreFlow.

ProjectFlow V12

Nye og forbedrede funktioner på alle niveauer

Vi har netop lanceret vores næste version af ProjectFlow – ProjectFlow version 12. Du får med V12 mange nye og forbedrede funktioner.

Uanset om du sidder med ansvaret for projekterne eller for økonomien, så vil der være værdi at hente for alle brugere i den nye version af ProjectFlow.

Vi har f.eks. for projektlederen introduceret en dedikeret bogføringsside, hvorpå man kan indtaste disponerede og realiserede økonomital. Siden har både værdi for løsninger med og uden integration til eksternt økonomisystem, da projektlederen kan registrere disponerede tal før de realiserede tal indrapporteres fra økonomisystemet.

Den nye version rummer mange forbedringer, men vi har også løftet kvaliteten og stabiliteten i mange områder af løsningen. Kort sagt vi har været grundige for at give dig det bedste projektstyring- og porteføljestyringsværktøj.

Kontakt os på tlf. 66104055 og hør mere om hvordan ProjectFlow V12 skaber værdi i dine projekter.

Læs mere om ProjectFlow V12