I vores kundeprojekter tager vi naturligvis vores egen medicin, og benytter ProjectFlow og Office 365 til styring af projekt og leverancer. Det er både med til at ”trykprøve” nye versioner af produktet, og højne vores know-how om projektstyringsdomænet.

I FlowIT er vores leverancemodeller implementeret i ProjectFlow, hvilket lader os styre kundeprojekter lige fra forretningsafklaring til overdragelse til drift. Det sikrer ensartet gennemførelse, hvilket giver højere kvalitet for kunden og mere forudsigelighed i forløbet. Her kigger vi på nogle af de processer, som vi har valgt at digitalisere med ProjectFlow og Office 365.

Kvalitetssikring ved faseovergange
Stage/gate-spørgsmål skal gennemgås ved faseovergange, f.eks. når salgsafdelingen overdrager til konsulentafdelingen. Er alle aftaler klare? Er alle involverede parter informeret?

Overblik over fremdrift på porteføljeledelsesmøder og ugemøder i afdelinger
Porteføljeoverblik vurderes på ledermøder, hvor der kigges på statusrapporter, fremdriftsindikatorer, ressourceforbrug, risici, m.v. Her igangsættes korrigering, hvis noget stikker ud.
På ugemøder og interne styregruppemøder vurderes ressourceforbrug, mulige ressource konflikter, planlægges tværgående initiativer – og videndeles.

Projektlederens daglige redskaber
Projektlederne, som har ansvaret for gennemførelse af kundeprojekter, bruger ProjectFlow og Office 365 til at understøtte deres arbejde. Det er f.eks.
• Statusrapportering i ProjectFlow
• Tidsregistrering – som danner grundlag for vores faktureringsprocesser
• Den daglige styring og fremdriftskontrol i opgaver og milepæle
• E-mail notifikationer ved indtrufne begivenheder i projektet
• Dokumentarkiv, så deltagere altid kun har ét sted at skulle opsøge information
• Office applikationer, til at understøtte projektarbejdet: f.eks. Yammer til vidensdeling og fejring, Skype til ad-hoc afklaring, o.l.

Skal vi hjælpe jer med jeres projektprocesser?
Vores kontinuerlige arbejde med at bruge vores egne produkter til styring af projekter, gør at den kollektive forståelse og viden om projekt- og porteføljestyring, hele tiden holdes ajour. Kontakt os gerne for uforpligtende rådgivning om digitalisering af projektprocesser.

Hvad er SharePoint Online?

 Microsoft har udviklet SharePoint Online som et SaaS- (software as a service) tilbud, til de organisationer som ikke ønsker at hoste SharePoint selv, eller vil benytte fordelene ved at lade SharePoint være integreret fuldt ud med de andre applikationer i Office365. Læs her mere om hvad SharePoint Online er, hvordan det adskiller sig fra ”traditionel” SharePoint, og hvad FlowIT A/S kan tilbyde af løsninger på SharePoint Online. 

Hvad er SharePoint Online (SPO)?

Som navnet ”Online” siger, er SPO et SharePoint-produkt som ligger i skyen. Fra et slutbrugerperspektiv ligner SPO meget den traditionelle SharePoint-brugergrænseflade, og indeholder mange af de samme funktioner, som f.eks. websider, dokumentbiblioteker, lister, søgning, m.v.

På hvilke punkter adskiller det sig fra SharePoint on-premise?

Da det er Microsoft selv som agerer vært for SPO, er det ikke længere IT-afdelingens opgave at servicere infrastruktur til SharePoint. Det betyder også at kadencen hvormed der udgives ny funktionalitet, ikke længere er på 2-3 år, men ugentligt eller månedligt. Platformen er under konstant forandring, hvilket giver både fordele og ulemper – mere herom nedenfor. Da skyen er tilgængelig overalt, løser det også problemet med at medarbejdere og samarbejdspartnere ikke kan få adgang til data uden for organisationens firewall.

Hvordan relaterer SPO sig til Office365?

SPO er én af mange applikationer i Office365-suiten fra Microsoft. F.eks. er Word Online koblet direkte til SPO, så en bruger kan redigere et dokument direkte i browseren og gemme det i SharePoint Online. Hvis en organisation har købt adgang til Office365, vil de også have adgang til at benytte SPO.

Hvad er nogle af fordelene og ulemperne?

SPO er abonnementbaseret i skyen, og derfor nemmere at skalere op og ned for – både i forhold til licenser og kapacitet. Til gengæld kan det være sværere at administrere, hvis man ikke tilpasser sin IT-governance. SPO er tilgængeligt på alle enheder overalt på internettet – det kræver styr på sikkerheden. Man er altid opdateret automatisk med nyeste forbedringer og fejlrettelser, men det gør en løbende uddannelsesindsats nødvendig.

Hvilke løsninger tilbyder FlowIT på SPO?

FlowIT A/S tilbyder forretningsapplikationsplatformen CoreFlow på SharePoint Online. Forbi SharePoint er tænkt som en generisk platform, som kan læse mange problemer, løser den ingen problemer perfekt. CoreFlow kan bruges til at skabe forretningsløsninger som er skræddersyet til organisationens behov, og samtidig integrerer de bedste af SharePoints funktioner. Vores projektstyringsplatform ProjectFlow er det bedste eksempel på en applikation som passer ind i SharePoints rammeværk og filosofi.

Videre herfra

Dette var blot en kort introduktion til hvad SPO er. Ligesom klassisk SharePoint, kan det være svært at indfange bredden af platformen med få ord – og særligt når der ofte laves nye ændringer og forbedringer af Microsoft. Vil du læse mere om SharePoint Online, har Microsoft en god SPO-blog her. Kontakt os gerne, hvis du uforpligtende vil høre mere om mulighederne med SPO, O365 og de forretningsløsninger FlowIT kan levere.