Case: Socialstyrelsen

Én samlet, integreret løsning giver Socialstyrelsen meget bedre styring af projekterne.

 

SocialStyrelsen

For Socialstyrelsen er det afgørende med en effektiv projektorganisation, og efter et kursusforløb med Implement Consulting Group blev det tydeligt, at man manglede et fælles værktøj til projektstying. Med implementering af ProjectFlow fra FlowIT, har Socialstyrelsen i dag samlet alle projekt informationer i ét værktøj og skabt sig et unikt overblik over igangværende projekter og tilgængelige ressourcer. Specialkonsulent Stephan Siig Hansen, der har været tovholder på projektet gennem hele processen, udtaler;

”Vores mål med projektet er realiseret og Socialstyrelsen har i dag et åbent og synligt system til videndeling, hvor alle kan se alt."

Udfordringen

Socialstyrelsen er en del af Social- Børne- og Integrationsministeriet og har i dag 300 medarbejdere fordelt på kontorer i København, Odense og Esbjerg. Socialstyrelsen håndterer årligt ca. 150 projekter, og i samarbejde med Implement Consulting Group blev der i 2010 gennemført et uddannelsesforløb af projektlederne. Her blev det tydeligt, at en nøglefaktor til at arbejde mere effektivt ville være at få et fælles værktøj til planlægning og gennemførelse af projekter. Værktøjet skulle bl.a. sikre:

  • Samling af projektets stamdata ét sted
  • Planlægning og styring
  • Ressourceallokering 
  • Statusrapportering på projekter
  • Dokumenter om projektet samlet ét sted

Ledelsen lagde yderligere vægt på at få et dynamisk overblik over:

  • Alle projekter i styrelsen 
  • Enhedens projekter – særligt ressourcer og timer
  • Projektlederens projekter 

Værktøjet skulle understøtte alle i organisationen og således både give den daglige bruger et effektivt arbejdsredskab og samtidig skabe et styringsværktøj for ledelsen. Overordenet blev målet formuleret som følger:

”Formålet med projektstyringsredskabet er at få bedre, hurtigere og mere effektiv information om de enkelte projekters og den samlede porteføljes status i såvel økonomisk som faglig forstand således, at der bliver en øget mulighed for at handle adækvat på udviklingen”.

"Vi er meget tilfredse med samarbejdet med FlowIT", udtaler Henrik Lund Nielsen.

For at kunne imødekomme disse krav, skulle værktøjet kunne tilgå og vedligeholde informationer fra tre af Socialstyrelsen eksisterende systemer:

  • Journalisering
    • Aflevering til Statens Arkiver (ESDH, Captia)
    • Lovkrav til journalisering - aktindsigtssager
  • Tidsregistrering
    • Salg af timer ml. enheder (mTid)
    • Planlægning og styring af tid samt overblik over faktisk forbrugt tid.
  • Økonomisystem (Navision)
    • Overblik over forbrug
    • Altid opdateret økonomi (månedsbasis)

Løsningen
IMG 6047Socialstyrelsen valgte projektportalen ProjectFlow fra FlowIT og har i dag én samlet portal til projektstyring med adgang til at relevante data fra de øvrige systemer til journalisering, tidsregistrering og økonomistyring. Det har betydet, at alt projektrelevant information nu er tilgængeligt sammen med det enkelte projekt.

En af udfordringerne i Socialstyrelsen var at få alle brugere på tværs af organisationen til at opnå samme fælles forståelse for brugen af systemet. Sideløbende med den tekniske implementeringsproces gennemførte FlowIT derfor et undervisningsforløb for alle brugere i organisationen.

”Både før, under og efter implementeringsforløbet, havde vi en tæt dialog med FlowIT’s konsulenter hvilket sikrede os, at alle brugere fik en fælles forståelse for systemet” udtrykker Stephan Siig Hansen.

”Med samling af 3 systemer og introduktionen af et fælles værktøj til projektstyring, har vi i Socialstyrelsen fået et langt bedre overblik over vores projekter og ressourcer”, siger Stephan Siig Hansen. ”Det har krævet en vedvarende indsats, men i dag har vi en fleksibel løsning, der gør det muligt for os at fokusere på gennemførelse af vore projekter. Vores mål med projektet er realiseret, men man må dog ikke glemme, at ledelsesinformation aldrig bliver bedre end datagrundlaget. Det kræver en vedvarende indsats at bevare det fælles fokus på brugen af systemet”

”Hvis jeg skal give et godt råd til andre organisationer, der står overfor at skulle i gang med en implementeringsproces vil det være at, disponere den nødvendige tid på en grundig behovsafdækning og forretningsanalyse. I begge tilfælde har vi i Socialstyelsen haft stort udbytte af den løbende rådgivning og sparring med FlowIT’s erfarne konsulenter”, siger Stephan Siig Hansen.

Fordele
Nogle af de fordele som Socialstyrelsen har opnået er:

  • Brugerne er tilfredse med ProjectFlow, som er et godt værktøj i dagligdagen. Brugerne kan gå ét sted hen og få alle deres informationer – herunder dokumenter
  • Samlet overblik over nøgletal på timer og økonomi med tæt integration til økonomisystem (Navision) og tidsregistreringssystem (mTid)
  • Hjælp til projektlederen med at følge økonomien på projekterne med adgang til udgifterne på projektet – der er gået fra månedsvis opfølgning til daglig opfølgning
  • Enhedscheferne bruger ProjectFlow som udgangspunkt for en månedlig status på projektfremdrift, økonomi og ressourcer
  • Den tætte integration med ESDH-systemet er nem at arbejde med og betyder tidsbesparelse for brugerne og reglerne for journalisering overholdes

Teknologi
IMG 6048Projektportalen er baseret på ProjectFlow og SharePoint Server fra Microsoft og integrerer med Scanjour Captia, Navision Stat og mTid.

Om Socialstyrelsen

Socialstyrelsen er en del af Børne-, Social- og Integrationsministeriet, og det er styrelsens opgave at bidrage aktivt til en vidensbaseret socialpolitik, der medvirker til effektive sociale ydelser til gavn for borgerne.
Socialstyrelsen sikrer, at Folketingets socialpolitiske beslutninger bliver omsat korrekt og hurtigt til praktisk social indsats i kommunerne.
Det er Socialstyrelsens målsætning at løsning af opgaver baseres på effektmåling, forskningsbaseret viden og dokumentation inden for følgende områder:

  • Børn og unge 
  • Handicap 
  • Udsatte 
  • Ældre
  • Konsulenter

Tilmeld nyhedsbrev

Få tilbud, nyheder og inspiration direkte i din indbakke

Om FlowIT

  • FlowIT A/S er et konsulent- og softwarehus etableret i 1999. Vores mission er at styrke organisationers evne til at samarbejde. FlowIT A/S tilbyder to softwareprodukter og dertilhørende konsulentydelser:
  •      -   CoreFlow® - et tredjepartsværktøj til
  •          SharePoint til etablering af
  •          brugervenlige løsninger.
  •      -   ProjectFlow® - én samlet løsning til al
  •          projektarbejde i organisationen.
Vi er på Linkedin

Kontakt

FlowIT A/S
Vindegade 34, 1-2. sal,
DK-5000 Odense C

Telefon: 66 10 40 55
E-mail: info@flowit.dk

Vores kontortid er:
Mandag til torsdag 9-17.
Fredag 9-15.30.

CVR. nr.: 26829798
Bank: Handelsbanken
Reg. nr. 0894 kontonr. 1012141