Case: Holbæk Kommune

Et styringsredskab, der styrker dialog og samarbejde blandt kommunens medarbejdere

Holbaek KommuneHolbæk Kommune betragter dialog blandt direktører, chefer, ledere og medarbejdere som essentiel for en velfungerende organisation. Kommunen anser desuden dialog om mål for at være et afgørende element i den daglige ledelse - og et af de bærende principper på arbejdspladsen. Med det for øje er dialogbaseret aftalestyring et nyt og vigtigt redskab, der skal hjælpe ledelsen med at styre i den rigtige retning og sikre, at kommunen stræber efter de samme mål. Kommunen stiler i den sammenhæng mod at arbejde med vedkommende mål, der udstikker retningen for opgaveløsningen i hele organisationen, i forhold til både borgerne og organisationens egen udvikling.

"Der skal være sammenhæng og mening i målene, og vi skal dokumentere, om vi når dem", siger Julie Becher, strategi- og sekretariatschef i Holbæk Kommune.

Forretningsmæssige behov

Opgaven var at etablere en portal til mål- og aftalestyring, som Holbæk Kommune kunne bruge som et styringsredskab til at motivere til øget dialog og handling. En portal, der var enkel at forstå og bruge i praksis, og som skabte overblik og transparens. Men også en portal, der mindskede den administrative byrde. Holbæk Kommune havde tidligere forsøgt sig med en dokumentbaseret løsning, som var meget tidskrævende.

"Når lederne ved hjælp af den nye portal på tværs af ledelsesniveauerne får en god dialog om, hvad der skal nås, er jeg tilfreds", siger Julie Becher.

 

Løsning
Frederik G. Berthelsen, der er udviklingskonsulent i Holbæk Kommune, fortæller: "Vi kontaktede FlowIT, som vi i forvejen har et godt samarbejde med i forbindelse med levering af vores projektstyringsværktøj". FlowIT's opgave var - i samarbejde med Holbæk Kommunes interne ressourcer - at få foretaget en klar afdækning af behovet og efterfølgende udarbejde et løsningsforslag.

"Da vi kontaktede FlowIT, var de skarpe på at forstå vores behov. De lyttede til vores ønsker til systemet og udfordrede vores måde at tænke aftalestyring ind i et it-system", tilføjer Frederik G. Berthelsen.

"Holbæk Kommunes nye aftaleportal har givet ledelsen et styringsredskab, der skaber dialog og overblik på tværs af organisationen. Det kan bidrage til, at vi når vores overordnede strategiske mål", siger Julie Becher og fortæller, "at der nu let kan sorteres i alle målene og derved skabes fokus på, hvad der er vigtigst". Samtidig synliggøres det overfor medarbejderne, hvad der arbejdes med i strategiplanen, og hvad lederne i øvrigt har af mål. "Derudover har aftaleportalen integration mod vores projektportal ProjectFlow. Det betyder, at vi kan visualisere sammenhæng mellem ledernes mål og organisationens projekter".

 Holbaek kommune - målskema

 Generelt glæder Julie Becher sig over, at lederne har været positive overfor at arbejde med portalen og understreger, at "værdien af aftaleportalen har været meget nem at kommunikere ud, da systemet er opbygget enkelt og intuitivt". Og Julie Becher tilføjer: "Vi har haft en god dialog med cheferne om deres ansvar i forbindelse med at benytte aftaleportalen, og vi har gennemført undervisning for både direktion, chefer og andre ledere samt særskilt undervisning for ledelsessekretariatet og superbrugerne". Det er besluttet, at det er obligatorisk at anvende systemet.

Og ledelsen ser frem til, at man også får adgang til de allerede optimerede iPad-sider, når den tekniske infrastruktur er på plads. Via tablet-pc får brugerne hurtig adgang til de nødvendige oplysninger, herunder de enkelte aftaler med mål og status.

"Det er enkeltheden og det, at det er skræddersyet til vores behov, der gør det anvendeligt", slutter Julie Becher.

 

Om Holbæk Kommune

Holbæk Kommune er indbyggermæssigt Nordvestsjællands største med ca. 69.000 indbyggere. Der er ca. 5.500 ansatte i kommunen.

 

Tilmeld nyhedsbrev

Få tilbud, nyheder og inspiration direkte i din indbakke

Om FlowIT

  • FlowIT A/S er et konsulent- og softwarehus etableret i 1999. Vores mission er at styrke organisationers evne til at samarbejde. FlowIT A/S tilbyder to softwareprodukter og dertilhørende konsulentydelser:
  •      -   CoreFlow® - et tredjepartsværktøj til
  •          SharePoint til etablering af
  •          brugervenlige løsninger.
  •      -   ProjectFlow® - én samlet løsning til al
  •          projektarbejde i organisationen.
Vi er på Linkedin

Kontakt

FlowIT A/S
Vindegade 34, 1-2. sal,
DK-5000 Odense C

Telefon: 66 10 40 55
E-mail: info@flowit.dk

Vores kontortid er:
Mandag til torsdag 9-17.
Fredag 9-15.30.

CVR. nr.: 26829798
Bank: Handelsbanken
Reg. nr. 0894 kontonr. 1012141