Case: Fredericia Kommune

Overblik over projekter og understøttelse af projektarbejdet - samt tidsregistrering i dele af organisationen

Fredericia KommuneDirektionen besluttede, at det var væsentligt, at få overblik over Fredericia Kommune som projektorganisation, dvs. hvornår og hvordan kommunen arbejder med projekter, og hvordan kommunen bevarer overblik, så der om nødvendigt kan prioriteres ressourcer i forhold til de større, tværgående projekter.

Portalen skulle også gøre det nemmere at overskue:

  • Hvilke projekter, der er i gang i hvilke afdelinger og med hvilke deltagere
  • Hvilke projekter der understøtter f.eks. de politisk vedtagne sektorpolitikker
  • Hvad status er på de enkelte projekter

Fredericia Kommune anvendte et projektstyringssystem, som var tungt at anvende. Det var svært for brugeren, at huske hvad de skulle gøre fra den ene gang til den anden. Fredericia Kommune gik derfor på udkig efter et nyt projektstyringssystem, som skulle være baseret på SharePoint fra Microsoft.

Kommunen havde en stram deadline for implementering, da et andet system skulle udfases, og derfor var det vigtigt at den nye projekt- og porteføljestyringsløsning kunne tages i brug hurtigt.

Fredericia Kommune havde en dialog med flere leverandører, og FlowIT var den eneste leverandør, som havde en standardløsning, der med få tilretninger kunne tages i anvendelse i kommunen inden for en meget kort tidsfrist. Derfor valgte Fredericia Kommune projektportalen ProjectFlow.

 

Løsning

Fredericia Kommune har med projektportalen ProjectFlow fået en række rapporter, som skaber overblik over, hvordan de forskellige projekter bidrager til de forskellige politikområder og til måling af fremdrift. Samtidig understøtter løsningen videndeling på tværs og i projektet. Via ProjectFlows centrale dokumentbibliotek er det nemt, at vedligeholde Office-skabeloner på tværs af projekterne.

I det tekniske område tidsregistrerer ca. 60 medarbejdere tiden på projekter og driftsopgaver. Det forbedrer årsplanlægningen af opgaverne og projekterne i afdelingen, og bidrager dermed til at der ikke igangsættes for mange projekter samtidig.

Frederecia kommune - graf

Det er i et studie påvist, at hvis en medarbejder arbejder på mange projekter samtidig, så mindskes effektiviteten. Sammenhængen er illustreret i grafen til højre (Kilde: Wheelwright og Clark).

Ved at forbedre overblikket over tidsforbruget, og anvende denne viden til planlægning af projekterne, mindskes antallet af projekter pr. medarbejder og derved øges effektiviteten. 

En vigtig erfaring som Fredericia Kommune gerne vil give videre, er at opfølgningen på tidsregistreringen er vigtigt. Ikke alle får registreret rettidigt i en travl dagligdag. Tilsvarende er Fredericia Kommune erfaring også, at det er vigtigt at alle har læseret til alle projekter. "Det er vigtigt for os, at alle kan se hvilke projekter, som der er i gang i kommunen. Derved får vi skabt et fundament for videndeling. Det skaber overblik, og vi kan genbruge erfaringerne.", udtaler Preben Lisby.

Noget af det næste som Fredericia Kommune skal til at se på er integration af projektportalen med økonomisystemet. Derved kan realiserede data fra økonomisystemet automatisk indlæses i projektportalen. Derved kan ledelsen få overblik over økonomien i projekter fx indenfor et givent udvalg og projektlederen kan nemt få overblik over økonomiforbruget for sit projekt.

 

Om Fredericia kommune

Fredericia Kommune har ca. 50.000 indbyggere. Den største by i kommunen er Fredericia, som har en spændende historie. Fredericias udvikling går fra fæstning og fristed over avlsbruger- og industriby til et moderne vækstcenter i centrum af Danmark.

Fredericia Kommune har gjort sig bemærket på lands plan med projektet "Længst Muligt I Eget Liv", som har modtaget KLs store innovationspris 2010. Fredericias banebrydendeprojekt kan revolutionere plejesektoren - ikke bare i Fredericia men i hele landet.

Tilmeld nyhedsbrev

Få tilbud, nyheder og inspiration direkte i din indbakke

Om FlowIT

  • FlowIT A/S er et konsulent- og softwarehus etableret i 1999. Vores mission er at styrke organisationers evne til at samarbejde. FlowIT A/S tilbyder to softwareprodukter og dertilhørende konsulentydelser:
  •      -   CoreFlow® - et tredjepartsværktøj til
  •          SharePoint til etablering af
  •          brugervenlige løsninger.
  •      -   ProjectFlow® - én samlet løsning til al
  •          projektarbejde i organisationen.
Vi er på Linkedin

Kontakt

FlowIT A/S
Vindegade 34, 1-2. sal,
DK-5000 Odense C

Telefon: 66 10 40 55
E-mail: info@flowit.dk

Vores kontortid er:
Mandag til torsdag 9-17.
Fredag 9-15.30.

CVR. nr.: 26829798
Bank: Handelsbanken
Reg. nr. 0894 kontonr. 1012141