Ledelsesoverblik over projekter
- og brugerne oplever bedre dokumentdeling
Baggrund
IT- og Medicoafdelingen på Hillerød Hospital skal løbende
effektivisere og strømline organisationen, samtidig med at mængden
af projekter er stigende. Det stiller krav til bedre overblik,
bedre ressourcestyring og effektive værktøjer til at dele
dokumenter og opgaver i projekterne. På baggrund af dette indkøbte
IT- og Medicoafdelingen en ny it-løsning til projekt- og
porteføljestyring fra FlowIT A/S.
Løsning
Valget faldt på projektportalen ProjectFlow, som er en løsning til projektstyring,
programstyring og porteføljestyring, der
- understøtter projektgruppens behov for samarbejde og
dokumentdeling
- hjælper projektlederen med projektstyringen
- giver ledelsen overblik på tværs af projekterne
- indeholder tidsregistrering og ressourcestyring
Ledelsen i ITM-afdelingen anvender ProjectFlow til at få overblik
over status på projekterne, økonomien og tidsplanen. Hillerød
Hospital har lavet en regel om, at status på alle projekter skal
være på plads den 25. i måneden for at sikre, at det er klart for
alle projektlederne, hvornår der skal statusrapporteres. "Det
afgørende for mig er at have et godt overblik over projekterne. Det
har vi fået med ProjectFlow. Dermed kan vi bedre planlægge vores
projekter", udtaler souschef i ITM-afdelingen Joel
Lyngeled.
Projektlederne anvender ProjectFlow til afrapportering til
ledelsen og i den daglige projektstyring. "Tilgængeligheden og
det grafiske layout er intuitivt og brugervenligt", fortæller
projektleder Mikkel Andreasen. "ProjectFlow giver
projektlederne beslutningsstøtte til at udføre projekterne korrekt.
Samtidig giver ProjectFlow struktur i projekterne, som gør det
nemmere at skifte projekt", fortsætter Mikkel Andreasen.
Mikkel påpeger også, at ProjectFlow er stærkt til
konfigurationsstyring af dokumenterne, som jo er vigtigt i
PRINCE2®: "Vi skulle dog lige vænne os til den indbyggede
versionsstyring, nu hvor det ikke længere er nødvendigt at give
dokumentet et nyt filnavn, hver gang vi skal lave en ny version. Vi
kan nemt hente de opdaterede dokumentskabeloner med ProjectFlows
centrale dokumentskabelonbibliotek".
ITM-afdelingen har valgt en trinvis udrulning af ProjectFlow. En
af de næste opgaver bliver udrulningen af ressourcestyring og
tidsregistrering. Samtidig har Mikkel Andreasen et ønske om at
integrere emneloggen og risikologgen. Det er muligt med den nye
udgave af ProjectFlow. ITM-afdelingen har også en holdning om
FlowIT som samarbejdspartner: "Vi er fuldt ud tilfredse med
samarbejdet med FlowIT, de er proaktive, og servicen er i
orden", udtaler Mikkel Andreasen.
Fordele
Følgende fordele er opnået:
- Forbedret overblik over projekterne
- Overblik over de seneste statusrapporter fra projekterne
- Styr på projektdokumentationen og konfigurationsstyringen
- Beslutningsstøtte til projektlederen
- Nemt overblik over, hvordan tidsplanen så ud på et givent
tidspunkt
- Brugerne oplever nemmere samarbejde omkring dokumenter
"ProjectFlow har betydet, at vi har fået overblik på tværs
af projekterne, og samtidig har vi fået et værktøj, som styrker
gennemførelsen af projekterne", siger Joel Lyngeled, souschef,
ITM.
Teknologi
Projektportalen ProjectFlow er baseret på SharePoint Server
fra Microsoft og FlowITs softwareprodukt CoreFlow.
Om Hillerød Hospital
Hillerød Hospital er et specialiseret akuthospital for
Nordsjællands 310.000 medborgere. Hospitalet er med sine 3.700
medarbejdere Nordsjællands største arbejdsplads. Hillerød Hospital
samarbejder tæt med de to nærhospitaler i Nordsjælland, Helsingør
Hospital og Frederikssund Hospital, hvor Hillerød Hospital også
driver enkelte specialafdelinger. Hillerød Hospital er
en del af Region Hovedstaden.
Om FlowIT A/S
FlowIT A/S er et software- og løsningshus etableret i 1999.
FlowITs mission er at styrke organisationers evne til at
samarbejde. Vi leverer løsninger til digitalisering af projekt- og
driftsprocesser. FlowITs produkter er udviklet på platformen
Microsoft SharePoint.FlowITs kunder er primært mellemstore og store
organisationer. FlowIT har løst opgaver for bl.a. Københavns
Kommune, Atea, Region Sjælland, Sparinvest, KMD og Schneider
Electric.
PRINCE2® er et registreret varemærke tilhørende Office of
Government Commerce i Storbritannien og andre lande.
Hent denne case som
PDF.