Overblik over projekter og
understøttelse af projektarbejdet - samt tidsregistrering i dele af
organisationen
Direktionen besluttede, at det var væsentligt, at få overblik
over Fredericia Kommune som projektorganisation, dvs. hvornår og
hvordan kommunen arbejder med projekter, og hvordan kommunen
bevarer overblik, så der om nødvendigt kan prioriteres ressourcer i
forhold til de større, tværgående projekter.
Portalen skulle også gøre det nemmere at overskue:
- Hvilke projekter, der er i gang i hvilke afdelinger og med
hvilke deltagere
- Hvilke projekter der understøtter f.eks. de politisk vedtagne
sektorpolitikker
- Hvad status er på de enkelte projekte
Fredericia Kommune anvendte et projektstyringssystem, som var
tungt at anvende. Det var svært for brugeren, at huske hvad de
skulle gøre fra den ene gang til den anden. Fredericia Kommune
gik derfor på udkig efter et nyt projektstyringssystem, som skulle
være baseret på SharePoint fra Microsoft.
Kommunen havde en stram deadline for implementering, da et andet
system skulle udfases, og derfor var det vigtigt at den
nye projekt- og porteføljestyringsløsning kunne tages i
brug hurtigt.
Fredericia Kommune havde en dialog med flere leverandører, og
FlowIT var den eneste leverandør, som havde en
standardløsning, der med få tilretninger kunne tages i
anvendelse i kommunen inden for en meget kort tidsfrist.
Derfor valgte Fredericia Kommune projektportalen ProjectFlow.
Løsning
Fredericia Kommune har med projektportalen ProjectFlow fået en
række rapporter, som skaber overblik over, hvordan de
forskellige projekter bidrager til de forskellige
politikområder og til måling af fremdrift. Samtidig
understøtter løsningen videndeling på tværs og i
projektet. Via ProjectFlows centrale dokumentbibliotek er det nemt, at
vedligeholde Office-skabeloner på tværs af projekterne.
I det tekniske område tidsregistrerer ca. 60 medarbejdere tiden
på projekter og driftsopgaver. Det forbedrer årsplanlægningen af
opgaverne og projekterne i afdelingen, og bidrager dermed til
at der ikke igangsættes for mange projekter samtidig.
Det er i et studie påvist, at hvis en medarbejder arbejder på
mange projekter samtidig, så mindskes effektiviteten.
Sammenhængen er illustreret i grafen til højre
(Kilde: Wheelwright og Clark).
Ved at forbedre overblikket over tidsforbruget, og anvende denne
viden til planlægning af projekterne, mindskes antallet af
projekter pr. medarbejder og derved øges effektiviteten.
Teamkoordinator Preben Lisby, Plan og Byg, udtaler:
"Tidsregistreringen i
ProjectFlow er enkelt at anvende og skaber et godt overblik
over, hvad vi bruger vores tid på. Det bidrager til en
forbedret planlægning af vores opgaveportefølje, så vi ikke
igangsætter for mange projekter samtidig".
En vigtig erfaring som Fredericia Kommune gerne vil give videre,
er at opfølgningen på tidsregistreringen er vigtigt. Ikke alle får
registreret rettidigt i en travl dagligdag. Tilsvarende er
Fredericia Kommune erfaring også, at det er vigtigt at alle har
læseret til alle projekter. "Det er vigtigt for os,
at alle kan se hvilke projekter, som der er i gang i kommunen.
Derved får vi skabt et fundament for videndeling. Det skaber
overblik, og vi kan genbruge erfaringerne.", udtaler
Preben Lisby.
Noget af det næste som Fredericia Kommune skal til at se på er
integration af
projektportalen med økonomisystemet. Derved kan realiserede
data fra økonomisystemet automatisk indlæses i projektportalen.
Derved kan ledelsen få overblik over økonomien i projekter fx
indenfor et givent udvalg og projektlederen kan nemt få
overblik over økonomiforbruget for sit projekt.
Om Fredericia kommune
Fredericia Kommune har ca. 50.000 indbyggere. Den største by i
kommunen er Fredericia, som har en spændende historie.
Fredericias udvikling går fra fæstning og fristed
over avlsbruger- og industriby til et moderne vækstcenter i
centrum af Danmark.
Fredericia Kommune har gjort sig bemærket på lands plan med
projektet "Længst Muligt I Eget Liv", som har modtaget KLs
store innovationspris 2010. Fredericias banebrydendeprojekt kan
revolutionere plejesektoren - ikke bare i Fredericia men i hele
landet.
Om FlowIT A/S
FlowIT A/S er et software- og løsningshus etableret i 1999.
FlowITs mission er at styrke organisationers evne til at
samarbejde. Vi leverer løsninger til digitalisering af projekt-
og driftsprocesser.
FlowITs produkter er udviklet på platformen Microsoft
SharePoint.FlowITs kunder er primært mellemstore og store
organisationer. FlowIT har løst opgaver for bl.a. Københavns
Kommune, Atea, Region Sjælland, Sparinvest, KMD og Schneider
Electric.
Hent denne case
som PDF.