Dokumenthåndtering der virker
Der skal typisk håndteres mange dokumenter i forbindelse med
projekter. I ProjectFlow er det nemt for dig at
udarbejde nye dokumenter med udgangspunkt i organisationens
dokumentskabeloner. Det er desuden nemt at dele dokumenter med dine
kolleger. Samtidig er der styr på alle dokumentversionerne.
ProjectFlow indeholder et centralt dokumentskabelonbibliotek,
hvor de ansvarlige for organisationens Office-skabeloner nemt kan
tilføje nye versioner af dokumentskabelonerne på alle
projekterne.
Når du henter din dokumentskabelon i ProjectFlow og har udfyldt
dokumentet, distribuerer du nemt dit dokument til den kollega, som
skal kommentere eller godkende. Ved hjælp af den indbyggede
versionsstyring er det tydeligt at se, hvem der har foretaget en
ændring hvornår.
Når du opretter dit projekt, kan du nemt tilføje dokumenter fra
din egen pc ved at kopiere dokumenterne direkte ind i
ProjectFlow.
Integration med Microsoft Office og ESDH-systemer
Der er tæt integration med Microsoft Office, og med de nyeste
udgaver af Microsoft Office kan du også tage dokumenter med
offline, så du ikke behøver at være online for at anvende jeres
dokumenter.
ProjectFlow rummer en funktion, som hedder "Vigtige dokumenter".
Det gør det nemt for alle brugere hurtigt at finde de vigtige
dokumenter på projektet. Det kunne for eksempel være dokumentets
Business Case, projektgrundlag m.v.
Hvis du arbejder i det offentlige, har I måske behov for
integration med ESDH-systemet, så lovgivningen overholdes. FlowIT
har blandt andet integreret dokumentstyringen med Captia fra Scanjour og eDoc
fra Fujitsu
Services. FlowIT har desuden et samarbejde med Traen omkring
snitlader mod Acadre.
Dokumentstyring i Projektflow kan tilrettes regler og lovkrav om
f.eks. versionskontrol, elektroniske signaturer og sporbarhed af
ændringer.
Dokumenthåndteringen i ProjectFlow indeholder:
- Centralt dokumentskabelonbibliotek
- Versions- og rettighedsstyring
- Deling af dokumenter med kolleger
- "Tjek ind" og "tjek ud" funktionalitet
- Integration med Microsoft Office
- Stifindervisning
- Nem videndeling af dokumenter
- Mulighed for at sende e-mails til dokumentbiblioteket
- Offentlige organisationer: Mulighed for integration med
ESDH
- Samarbejde og videndeling i
ProjectFlow